Pré-requis :

Avoir un étudiant inscrit à une formule.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'utilisation en secrétariat, les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant, et Transférer une inscription.

Comment transférer une inscription ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour transférer l’inscription d’un étudiant à une formule, rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Choisir un étudiant

Sélectionnez l'

que vous souhaitez en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant à une formule, vous pouvez commencer par consulter l'aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l'étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un

s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Inscriptions”

Rendez-vous dans la page Inscriptions du

de votre

pour voir la liste des formules et formations auxquelles il est inscrit.

Pour ce cas d’usage, votre étudiant doit obligatoirement être inscrit à une formule. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter la page d’aide pour inscrire un étudiant à une formule.

Transférer l’inscription à une formule

Depuis l’onglet de l’école choisie, localisez le bouton “Transférer l’inscription” sous la formule que vous souhaitez transférer, puis cliquez. Une pop-up s’ouvre automatiquement.

Si plusieurs inscriptions concernent différentes écoles, veillez à sélectionner le bon onglet avant de procéder au transfert d’inscription, afin d’éviter toute erreur.

Choix de l’école à affecter

Depuis le sélecteur, assurez-vous de sélectionner la bonne école vers laquelle l’étudiant va être transféré.

Le transfert d’inscriptions est uniquement possible entre écoles appartenant à la même société.

Choix de la formule de destination

Vous pouvez choisir la formule à laquelle l’étudiant sera inscrit. Pour cela, assurez-vous de renseigner correctement l’année scolaire souhaitée, ainsi que le campus, le niveau et le statut de la formule parmi les options proposées.

Les filtres vous permettent de trier vos options, tandis que les résultats s’affichent en temps réel pour faciliter la sélection de la formule de destination.

Sélectionner l’étape d’inscription

Sélectionnez ici l’étape à partir de laquelle vous souhaitez inscrire votre étudiant. Il est possible que votre formule ne possède qu’une seule étape d’inscription. Vous avez la possibilité de personnaliser le montant des frais supplémentaires de l’étape selon vos besoins.

Ces étapes sont définies à l'avance par le service commercial de votre école lors de la création des formules et ne peuvent être modifiées qu'avec les droits appropriés.

Appliquer une réduction

Après avoir inscrit votre

à une nouvelle étape, vous avez la possibilité d'appliquer des

. Il vous suffit de cliquer sur Ajouter une réduction et de sélectionner celles souhaitées.

Il est possible que des réductions aient déjà été appliquées lors de l’ajout de la formation. Vous pouvez ajouter de nouvelles réductions ou supprimer les existantes. Si vous ne souhaitez pas appliquer de réductions, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

Gérer les échéances de paiement manuellement

Dans cette section, vous pouvez gérer manuellement les paiements associés à une formule. Cliquez sur “Ajouter une échéance” pour planifier les paiements restants selon vos besoins. Si certains paiements ont déjà été encaissés, ils apparaîtront automatiquement dans l’échéancier. Le montant restant à programmer correspond donc au prix total de la formule moins les paiements déjà effectués.

Exemple : Formule 2 — Paiement encaissé : 500€, reste 1500€ à planifier).

Pour appliquer un moyen de paiement à plusieurs échéances, cliquez sur le bouton “Appliquer” puis indiquez si vous souhaitez l’étendre aux échéances précédentes ou suivantes.

Chaque échéance encaissée est automatiquement prise en compte, ce qui évite les erreurs de double saisie et assure que le solde restant à programmer est toujours exact.

Ajouter un modèle d’échéancier

Si votre formule a un modèle d’échéancier, ajoutez-le en ouvrant le menu déroulant du bouton Ajouter une échéance. Les échéances déjà payées sont automatiquement prises en compte : le montant total de la formule est ajusté en fonction des paiements encaissés, et seul le solde restant apparaît à programmer.

Saisissez ou modifiez les détails des échéances selon vos besoins, en précisant la date, le libellé, le moyen de paiement et le montant. Vous pouvez appliquer un moyen de paiement à plusieurs échéances à la fois grâce aux options “Appliquer” (flèche haut ou bas).

Générer une facture

Vous pouvez générer ici des factures pour les responsables financiers de l’étudiant. Pour créer une

, commencez par remplir les champs "

" et "

" en sélectionnant une option dans les

Les informations proposées sont directement liées aux détails de votre étudiant. Par défaut, le

est activé. Si vous ne souhaitez pas créer de

, cliquez pour le désactiver. Cette étape et l’étape suivante nécessitent les droits d’affichage et de création d’une facture.

Gérer les écritures de vos factures

Dans cette section, vous gérez les factures associées aux différentes formules :

Si une facture est encore en brouillon, elle sera automatiquement supprimée (exemple : facture en brouillon affichée en rouge).
Si une facture a été enregistrée, vous pourrez générer une facture d’avoir pour l’annuler. Le système pré-remplit automatiquement les montants à régulariser.

À cette étape, vous pouvez ajouter ou retirer des écritures sur vos factures, y compris les frais ou acomptes. Les champs sont automatiquement préremplis selon l’étape d’inscription de l’étudiant, ce qui vous permet d’ajuster le niveau de détail de la facture en incluant ou non des éléments comme les acomptes, réductions ou frais annexes.

Choisir une formation

Inscrivez ici votre

à une ou plusieurs

. Pour les formations avec des enseignements obligatoires, les formations sont incluses automatiquement.

Certaines

peuvent inclure des enseignements au choix ; utilisez les

pour sélectionner ceux souhaités. Un rappel indique le nombre de formations à sélectionner.

Confirmer les informations

Le récapitulatif des informations d’inscription est disponible à l’étape “Choix de la formule”, où toutes les informations concernant les formules choisies sont présentées. Cliquez sur "Enregistrer" pour finaliser l’inscription de votre étudiant.

Retrouvez toutes ces informations dans la page “Inscriptions” du menu latéral de l’étudiant.

Ajouter une réduction

Suivez une procédure simple pour ajouter rapidement une réduction. Consultez et personnalisez les réductions directement depuis les détails de la formule.

Éditer l’échéancier d’un étudiant

Explorez la gestion efficace des échéanciers de formations dans cet article. Apprenez comment y accéder, modifier et ajouter des échéances simplement.