Pré-requis :

Avoir un

inscrit à une

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en

, les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant et de Modifier les informations d'un étudiant existant. Vous aurez également besoin des droits pour Afficher les factures et Modifier les factures.

Comment générer une facture ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour générer une

liée à une

d’un

, rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le

Choisir un étudiant

Sélectionnez l'

que vous souhaitez en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant à une formation, vous pouvez commencer par consulter l'aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l'

souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un

s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Inscriptions”

Rendez-vous dans la page Inscriptions du

du profil de votre

pour voir la liste des formules et formations auxquelles il est inscrit.

Pour ce cas d’usage, votre étudiant doit obligatoirement être inscrit à une formul. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter la page d’aide inscrire un étudiant à une formule.

Accéder aux factures d’une formule

Pour accéder aux factures d'une

, cliquez d’abord sur la formule. Une fois que vous serez dans les détails d’une formule, cliquez sur l’

Facturation.

Générer une facture

Pour générer une

, cliquez sur le bouton Ajouter une facture.

Cette action vous permet d’accéder à la fenêtre de création. Si vous souhaitez générer une facture d’avoir, rendez-vous sur l’article dédié.

Créer une facture

Pour créer une

, commencez par remplir les champs destinataires et moyen de paiement en sélectionnant une option dans les

Les informations proposées sont directement liées aux détails de la formule de votre

Ajouter une écriture

Ajoutez vos entrées de factures en cliquant sur Ajouter une écriture. Vous pouvez facilement ajouter une

en utilisant le menu déroulant du bouton Ajouter une échéance.

Cette méthode pré-remplit les champs de

directement liés aux frais des étapes d’inscription auxquelles l’étudiant a été inscrit et vous permet de choisir le niveau de détail de la facture, en incluant ou non les différents montants liés à la formule (:glossaire{#acompte singular},

, etc.). Vous devez obligatoirement ajouter une

pour pouvoir générer une facture.

Afficher une facture

Une fois la

générée, consultez-la en cliquant sur le bouton Afficher.

Le SIREN y apparaît systématiquement, car il est obligatoire lors de la création d’une

. Le SIRET, en revanche, s’affiche uniquement si un établissement est associé à la

Modifier une facture

Cliquez sur le bouton Plus de votre

d’avoir et sur Modifier afin d’accéder à la fenêtre de modifications. Une fois la fenêtre ouverte, mettez à jour les informations nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrées, les nouvelles données seront mises à jour et accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Seules les factures en statut brouillon peuvent être modifiées. Pour ajouter un pied de page personnalisé qui apparaîtra sur la facture, veuillez consulter l’aide dédiée à la modification d’une formule.

Supprimer une facture

Pour supprimer une

, cliquez sur Plus, puis sur Supprimer. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.

La facture sera définitivement supprimée après validation.

Enregistrer une facture

Pour enregistrer une

, cliquez sur Enregistrer la facture. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de confirmer l’enregistrement.

Une fois enregistrée, la

ne pourra plus être modifiée ni supprimée.

Télécharger une facture

Pour télécharger une facture, cliquez sur Télécharger. Le fichier se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Vous pouvez utiliser les icônes disponibles à côté du nom du fichier téléchargé dans votre navigateur pour accéder à votre fichier. L’enregistrement de la

peut prendre un certain temps, mais se fait de manière asynchrone. Dans cette facture, vous trouverez des informations telles que le numéro de facture, la société, le destinataire, les échéances ou encore le montant de la facture.

Télécharger plusieurs factures

Pour télécharger plusieurs

, sélectionnez-les, puis cliquez sur Télécharger. Une fois prêt, un fichier zip se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Notez qu’il n’est pas possible de télécharger une facture en brouillon. Le fichier zip regroupe toutes les factures sélectionnées. Dans vos factures, vous trouverez des informations telles que le numéro de facture, la

, le

, les échéances ou encore le montant de la facture.

Relancer le traitement d’une facture

Relancez le

d'une

en choisissant Relancer le traitement dans le menu déroulant Plus.

Cette option n’est disponible que pour les

en brouillon. Relancer le traitement d'une facture permet d'exécuter à nouveau les étapes administratives nécessaires, notamment en cas de problème lors de la génération.

Rembourser un étudiant

Facilitez la gestion des remboursements. Ajoutez et ajustez rapidement les remboursements des étudiants avec notre fonctionnalité dédiée. Marquez-les comme remboursés en toute simplicité et suivez leur statut, le tout depuis vos différents échéanciers.

Générer une facture d’avoir

Découvrez avec Neil comment générer efficacement des factures d'avoir. Ce guide décompose chaque étape, de la sélection de l'étudiant à l'enregistrement et à la gestion des factures, pour vous offrir un processus fluide et organisé.