Suivi des heures

Toutes les heures effectuées en tant qu'intervenant remontent automatiquement sur la fiche de l'utilisateur et sont exportables par période pour la facturation et la paie.

Comprendre Comment faire

Le suivi des heures agrège toutes les heures travaillées par un membre d'équipe dans son rôle d'intervenant. Chaque séance affectée remonte automatiquement.

Le total est consultable directement sur la fiche de l'utilisateur et exportable par période (mois, trimestre, année scolaire) pour alimenter la paie, la facturation des intervenants ou les tableaux de bord RH.

Alimentation automatique

Le suivi des heures ne se saisit pas : il se construit automatiquement à partir des affectations d'intervenants sur les séances de cours. Aucune ressaisie, pas de tableur parallèle à tenir.

Suivi des heures — Source des données

Tout ce qui alimente le compteur d'heures de l'intervenant

Alimenté en continu

Séances de cours

Chaque séance avec l'utilisateur affecté comme intervenant remonte avec sa durée réelle

Durée

La durée saisie sur la séance. Si elle est vide, Neil retient l'écart entre le début et la fin — ce qui explique des totaux parfois plus élevés que prévu

Statut de la séance

Une séance compte dès qu'elle porte une date de début et une date de fin. Son statut — Publiée ou Brouillon — est affiché mais ne la retire pas du total

Type de module

Chaque ligne porte le type du module d'enseignement dont relève la séance. Il n'existe pas de type propre à l'intervention

Périmètre

Le total ne couvre que les formations comprises dans le périmètre RH de la personne qui consulte. Deux personnes peuvent donc voir deux totaux différents pour le même intervenant

Explication

Le suivi des heures s'alimente à partir de la programmation des séances (voir Programmation des séances) et de l'affectation des intervenants (voir Affectation des intervenants) : tant que ces étapes sont tenues à jour, le suivi des heures est exact sans qu'aucune saisie supplémentaire ne soit nécessaire. Le compteur reflète la réalité du planning au fur et à mesure que les séances se déroulent.

Choix de l'intervalle

Vous choisissez la période à afficher pour voir les séances concernées. Par défaut, l'interface affiche une fenêtre de quatre semaines qui démarre au lundi de la semaine en cours ; vous pouvez la modifier librement.

Le filtrage repose sur deux champs simples : une date de début et une date de fin. L'interface et l'export remontent toutes les heures effectuées sur l'intervalle.

Consultation

Fiche utilisateur

Sur la fiche d'un membre d'équipe, l'onglet Suivi des heures affiche le total cumulé et le détail par séance sur l'intervalle choisi.

Intervalle libre

Date début → date fin

L'utilisateur saisit une date de début et une date de fin. Toutes les heures effectuées entre ces deux bornes sont remontées, sans contrainte de granularité.

Export

Tableur ou API

Export du suivi de l'intervalle choisi au format tableur (.xlsx) — c'est le seul format proposé. La même donnée est disponible via API pour alimenter directement un logiciel de paie ou un outil de facturation des intervenants.

Explication

La simplicité du couple date début / date fin permet de couvrir tous les cas : cycle de paie mensuel, trimestre d'examens, semestre pédagogique, année fiscale, ou même un découpage non standard (une semaine de stage, un colloque de 3 jours…). L'interface et l'export remontent toujours toutes les heures comprises dans l'intervalle, sans présupposé sur la longueur ou le calage temporel.

Point clé : le suivi des heures est une vue agrégée alimentée par le planning. Il ne remplace pas la saisie des séances ni l'affectation des intervenants : il les capitalise en un total prêt à exporter.

Points de vigilance

Une séance en brouillon compte déjà

Le statut Brouillon n'exclut pas une séance du total : il signale seulement qu'elle n'est pas publiée. Avant un export destiné à la paie, parcourir la colonne Statut pour décider si les brouillons doivent être payés.

Affectation intervenant indispensable

Si un enseignant n'est pas affecté sur une séance (champ vide ou affecté à un autre collègue), ses heures n'apparaissent pas. Le suivi ne déclare que ce qui est explicitement attribué dans le planning.

Une séance appartient à la période de son début

Le filtre porte sur la date de début de la séance. Une séance qui s'étale sur deux mois — typiquement une séance en ligne, dont la période d'accès peut être longue — tombe donc entièrement dans le mois où elle commence : des exports mensuels qui se suivent ne produisent ni doublon ni manque.

Planning à jour, suivi exact

Le suivi reflète le planning. Tenir séances et affectations à jour suffit pour avoir un compteur fiable.

Export mensuel aligné sur la paie

Faire un export par mois civil (ou cycle de paie), le même jour chaque mois, pour garantir l'absence de chevauchement.

Filtrer avant d'exporter

Toujours appliquer un filtre période et vérifier le total à l'écran avant d'exporter le tableur, pour valider que les chiffres sont cohérents.

Exemple

Un intervenant facture ses heures à l'établissement chaque mois. Comment retrouver le volume exact qu'il a réalisé en mars ?

Export du suivi sur mars depuis la fiche utilisateur

Ouvrir la fiche de l'intervenant, onglet Suivi des heures, filtre période = mars. Le total et le détail séance par séance s'affichent. Export tableur (XLSX) transmis à l'intervenant pour rapprochement avec sa facture, puis à la comptabilité pour validation. Aucune saisie manuelle, aucune contestation possible.

Demander un « déclaratif » à l'intervenant

Demander à l'intervenant de transmettre lui-même un récapitulatif Excel de ses heures. Risque d'écart avec le planning réel (séances annulées oubliées, surestimations), discussions chronophages, dossier paie retardé. La donnée était pourtant déjà dans Neil.