Les 3 cycles de Neil
Configuration, paramétrage, exploitation : trois temps qui structurent la vie de votre ERP.
Neil s’exploite selon trois cycles imbriqués d’ampleurs différentes. Chacun s’appuie sur le précédent : plus on se rapproche du quotidien, plus l’effort est léger.
Les objets concernés par chaque phase
Chaque cycle manipule un sous-ensemble précis des 70 objets natifs. La plupart se rattachent à une phase ; quelques objets transverses (droits, journal d’activités, versionnement…) n’appartiennent à aucune. Plus la phase est haute dans la pyramide, plus les objets sont structurels et stables.
Configuration initiale
La fondation. On l’installe au déploiement et on n’y revient plus — sauf changement structurel (nouvelle marque, nouvelle société, nouveau campus).
Ce qu’on configure
- Hiérarchie juridique & financière — sociétés (SIREN), établissements (SIRET + IBAN), ICS pour les prélèvements SEPA. C’est l’axe qui détermine sur quel compte une inscription sera encaissée.
- Hiérarchie pédagogique — écoles, campus, centres d’activités, salles. C’est l’axe qui détermine où les séances seront placées.
- Référentiels — niveaux (le pont entre Formule et Formation), matières, année scolaire active, types de documents avec leurs droits par rôle.
- Rôles & permissions — définition des périmètres d’accès par fonction (direction, scolarité, comptabilité, enseignants…) et des restrictions transversales.
- Comptes de service & webhooks — intégrations avec les outils tiers (CRM, comptabilité, BI), clés API et événements écoutés.
Qui intervient
Cette phase est conjointe Neil ↔ client. L’équipe d’onboarding Neil modélise avec vous votre organisation, propose des configurations, et valide chaque brique par un PV de recette. C’est la phase qui demande le plus de précision — un mauvais choix d’établissement ou de rôle se propage ensuite dans toute la vie de l’ERP.
Quand on y revient
Rarement. Uniquement en cas de changement structurel : ouverture d’un nouveau campus, création d’une nouvelle société juridique, ajout d’une nouvelle marque, refonte du schéma de droits. Ces événements arrivent typiquement tous les 12 à 36 mois.
Paramétrage de l’année
Le cycle annuel. Avant chaque rentrée, vos équipes préparent les offres commerciales, les programmes pédagogiques et les acteurs qui les portent.
Ce qu’on paramètre
- Formules — offres commerciales avec leur prix, étapes d’inscription, frais, acompte, modèles d’échéancier et réductions. Une formule est créée par campus × niveau × année.
- Formations — programme pédagogique : UE, sous-UE, modules d’enseignement, bibliothèque de contenus.
- Classes et ensembles — découpage des cohortes (sections, TD, options) avec leurs capacités et leurs règles d’affectation (manuelle ou inscription libre).
- Calendrier & programmation — planning des séances, affectation des intervenants, réservation des salles.
- Utilisateurs & affectations — mise à jour de l’annuaire (nouveaux enseignants, départs, changements de rôle), affectations aux formations et restrictions.
Qui intervient
Cette phase est pilotée par vos équipes en autonomie. Le CSM Neil les a formées lors de la Phase 1 et reste disponible pour les questions ; mais la saisie quotidienne du paramétrage est faite par la direction pédagogique, la scolarité et l’admission.
Quand on y revient
Chaque année, typiquement entre mars et août pour préparer la rentrée. Les ajustements en cours d’année (ajout d’une option, modification d’un modèle d’échéancier) restent possibles mais constituent l’exception plutôt que la règle.
Run quotidien
L’exploitation. C’est ce que voient et utilisent les équipes au quotidien : la rentrée d’étudiants, le suivi pédagogique et l’encaissement.
Ce qu’on fait au quotidien
- Inscriptions — création de la fiche étudiant, choix de l’étape (candidature, pré-inscription, inscription définitive), application des réductions, signature du contrat.
- Séances & présences — tenue de la feuille d’appel, justification des absences, suivi de l’absentéisme sur les tableaux de bord.
- Notes & bulletins — saisie des relevés par les enseignants (parfois via export XLSX), publication, génération des bulletins selon la fréquence décidée.
- Comptabilité — suivi de l’échéancier, encaissement des paiements, génération des remises bancaires (SEPA, bordereaux), émission de factures, gestion des avoirs.
- Communication — envoi de messages individuels ou groupés, partage de documents avec les familles.
Qui intervient
Cette phase est opérée en solo par vos équipes : scolarité, enseignants, comptabilité, chacun dans son périmètre défini par son rôle. Le support Neil intervient ponctuellement — quand un cas tordu sort vraiment de l’ordinaire ou qu’un bug est identifié.
Quand on y revient
Tous les jours. C’est la routine vivante de l’ERP. La promesse Neil : si les Phases 1 et 2 ont été bien faites, cette phase est fluide, prévisible et confortable — même en période de rentrée ou de fin d’année.
Plus le modèle est profond, plus le quotidien est simple.
Chaque phase s’appuie sur la précédente. Un bon investissement initial absorbe ensuite des dizaines de cas particuliers sans alourdir l’ERP.
