Formule pluriannuelle & statuts de vie

Depuis Commercial › Formules, cliquez sur + Nouvelle formule. Renseignez le nom (ex. : « Cycle Formation B — Nord 2025 → 2027 ») et le prix global (ex. : 14 000 €).Adoptez une convention de nommage qui laisse apparaître la portée : flag « Cycle », campus et plage d'années. Ce nom remonte dans toutes les listes (inscription, facturation, bulletins).

Renseignez l'année de début (ex. : 2025) et l'année de fin (ex. : 2027) pour définir la portée pluriannuelle de la formule.⚠ La portée se décide à la création. Les années de début et de fin ne sont plus modifiables ensuite.

Associez la formule au campus (ex. : Nord) et à la société de facturation. Vérifiez que les niveaux couverts correspondent aux années du cycle (ex. : 6^e et 7^e).

Créez un ensemble de formations par année du cycle (voir le « Comment faire » avancé) : un ensemble « Année 6 » avec les formations trimestrielles de la 6^e, un ensemble « Année 7 » pour la 7^e.Chaque ensemble peut avoir ses propres règles (min/max). Les étudiants progresseront automatiquement d'une année à l'autre sans nouvelle inscription commerciale.

Configurez un échéancier pluriannuel depuis les étapes d'inscription : les échéances peuvent s'étaler sur l'ensemble des années du cycle (ex. : mensualités de septembre 2025 à juin 2027).

Enregistrez la formule en mode non commercialisé (à ce stade, elle n'apparaîtra pas encore dans les résultats d'inscription). La configuration peut être revue et validée à tête reposée.

Ouvrez la formule et vérifiez que toutes les configurations sont en place : étapes, échéanciers, ensembles, réductions. Faites valider la configuration par la Direction.Avant la bascule en commercialisation, créez une inscription de test pour simuler le parcours complet d'un étudiant.

Renseignez les dates d'inscription : date de début (ex. : 1^er mars 2025) et date de fin (ex. : 15 juillet 2025). Ces dates définissent la fenêtre pendant laquelle la formule remonte naturellement dans le moteur de recherche d'inscription.

Basculez le statut Commercialisée sur ON. La formule devient visible côté inscription à partir de la date de début.⚠ Ne commercialisez qu'une fois la configuration complète. Une formule commercialisée et vue par les étudiants doit présenter un parcours sans erreur.

Pendant la fenêtre : la formule apparaît naturellement dans les résultats de recherche. Consultez le dashboard (Pilotage commercial) pour suivre les inscriptions en temps réel.

Après la date de fin : la formule sort automatiquement des résultats par défaut. Pour la faire réapparaître dans la liste de formules, activez le filtre « Formules clôturées » dans le moteur de recherche.

Pour inscrire un étudiant hors période (rattrapage exceptionnel) : depuis l'écran d'inscription, sélectionnez le filtre dédié qui autorise l'inscription en dehors de la fenêtre. La formule n'est pas proposée naturellement, mais l'inscription reste possible.Documentez chaque inscription hors période avec un motif pour tracer les cas exceptionnels (quotas, passerelles, recours).

Pour retirer définitivement une formule du catalogue : basculez Commercialisée sur OFF après avoir laissé passer la date de fin. Les étudiants déjà inscrits continuent leur parcours sans interruption.⚠ Jamais l'inverse. Couper la commercialisation avant la fin de la fenêtre bloque les rattrapages de dossiers encore en cours.

Vérifiez que le diplôme visé existe dans Pédagogie › Diplômes (voir Configuration d'un diplôme) avec toutes ses validités successives : numéro RNCP, date de début et date d'expiration pour chaque période.

Ouvrez la formule. Dans Paramètres › Informations générales, sélectionnez le Diplôme préparé (ex. : « Formation B École A ») et la Validité du diplôme en vigueur au moment de l'inscription (ex. : RNCP 38245, valide du 12 septembre 2024 au 12 septembre 2029).⚠ Toujours rattacher la formule au numéro en vigueur au moment de l'inscription des étudiants.

Pour une formule pluriannuelle : vérifiez que la validité reste valable au moins jusqu'à la fin du cycle. Si la fin du cycle dépasse la date d'expiration, documentez le plan de transition avec France Compétences.

Enregistrez la configuration. Les étudiants qui s'inscriront à cette formule recevront leur diplôme sous ce numéro RNCP, même si une nouvelle validité est publiée après leur inscription.Ne jamais re-rattacher une formule existante à un nouveau numéro RNCP. Créez une nouvelle formule pour la promotion suivante en la reliant à la nouvelle validité.

Programmez un rappel de renouvellement au moins 6 mois avant l'expiration de la validité. Vérifiez auprès de France Compétences la disponibilité du nouveau numéro pour la rentrée suivante.

Documentez dans une note de conformité par diplôme : portée de la formule, numéro RNCP rattaché, date d'expiration, date prévue du renouvellement. Cette note doit être révisée avant chaque rentrée et rester accessible aux équipes scolarité, pédagogie et direction.

Laissez la date de fin d'inscription passer naturellement. La formule sort des résultats par défaut mais reste accessible via le filtre « Formules clôturées » pour gérer les rattrapages.

Basculez la commercialisation sur OFF une fois que tous les rattrapages sont terminés. La formule ne pourra plus accueillir de nouvelles inscriptions, même via filtre.Les étudiants déjà inscrits continuent leur parcours, échéanciers et bulletins inclus. Aucune action nécessaire sur leurs dossiers.

Vérifiez que les étudiants en cours conservent leur rattachement à la certification RNCP en vigueur au moment de leur inscription, même si elle a expiré entretemps. Leur diplôme sera délivré sous cet ancien numéro.

Maintenez la formule opérationnelle tant que des étudiants y sont inscrits. Ne la supprimez jamais : elle reste la référence historique pour la facturation, les bulletins et les audits de conformité.

Archivez le document référent (note de conformité, mapping formations, RNCP) dans une base accessible aux équipes qualité pour les audits postérieurs à la fin de la promotion.