Étudiants et parents

Créer une fiche étudiant, rattacher un parent à un ou plusieurs enfants, et activer les accès.

Comprendre Comment faire

Droits nécessaires

Afficher un étudiant — pour consulter une fiche
Ajouter un étudiant — pour créer un étudiant et ses parents
Modifier un étudiant — pour compléter la fiche et activer l’espace
Supprimer un étudiant — pour supprimer une fiche

Ce sont les intitulés des droits dans le paramétrage des rôles (groupe Étudiants).

Comment faire dans Neil

Créer un étudiant

Étudiants›+ Ajouter un étudiant

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Accédez à Étudiants et cliquez sur + Ajouter un étudiant.
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Renseignez les 3 champs d’identification : Nom, Prénom et Date de naissance. Neil affiche les profils proches classés par proximité : le nom et la date de naissance comptent double, l’e-mail ou le téléphone affinent nettement la détection quand ils sont saisis.⚠ Détection de doublons — Toujours vérifier les correspondances avant de poursuivre. Un doublon créé pollue la base (historique fragmenté, facturation incohérente).
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Si une correspondance apparaît : consultez la fiche existante. S’il s’agit du même étudiant (autre campus, autre année), sélectionnez-le pour enrichir sa fiche sans créer de doublon.
Si aucun résultat : poursuivez la création d’un nouveau dossier.
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Renseignez l’Email de l’étudiant.L’e-mail est l’identifiant de connexion à l’espace étudiant. Sans e-mail, l’espace ne pourra pas être activé.
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(Optionnel) Complétez les Informations personnelles : téléphone, nom de naissance, Né(e) en France, Commune de naissance et Département de naissance, adresse (Numéro et libellé de la voie, Complément d’adresse, code postal, ville, pays).Ces champs peuvent être renseignés ultérieurement, au fil du parcours de l’étudiant.
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(Optionnel) Complétez les Informations complémentaires : Sexe, nationalité, Numéro de sécurité sociale, Numéro CVEC, Déclaré comme sportif de haut niveau, Reconnaissance travailleur handicapé, Dispose d’un tiers temps, champs personnalisés.
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(Optionnel) Renseignez les Coordonnées bancaires : Titulaire, IBAN, BIC, Date du mandat.Section optionnelle, mais si vous la renseignez, les 4 champs deviennent tous obligatoires. Neil proposera cet IBAN en suggestion lors des paiements.
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Parent — dans le même fil de création, renseignez le Prénom et le Nom du parent (ex : « Arthur Martin »). Neil vérifie si un parent avec le même prénom et nom existe déjà (Rechercher un parent), sinon cliquez sur Créer un nouveau parent.⚠ Vérification doublon parent — Si un parent existant correspond (déjà rattaché à un autre étudiant), vous pouvez le lier directement sans créer de doublon.
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Renseignez l’Email du parent (nécessaire pour activer son accès à l'espace étudiant et lui adresser des messages depuis la messagerie Neil).Le parent porte ses propres coordonnées (adresse, IBAN, e-mail, téléphone), indépendantes de l'étudiant. Tout parent rattaché peut être payeur (si son IBAN est renseigné) : il reçoit alors les factures des échéances prélevées sur son IBAN.
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Affectation — sélectionnez l’École (ex : « École A »).⚠ Obligatoire — L’étudiant doit être rattaché à une école pour exister dans le périmètre pédagogique.
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Validez la création. L’identifiant étudiant (ex : « 21SA0000000015 ») est généré automatiquement — non modifiable, non réutilisable.

Ajouter un parent a posteriori : depuis la fiche de l’étudiant, page Informations, section Parents, cliquez sur + Ajouter un parent. Même vérification de doublon et mêmes champs que ci-dessus.

Activer l’espace étudiant

Étudiants›[Étudiant]›Espace étudiant

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Vérifiez qu’un e-mail est renseigné : c’est la seule condition pour activer l’espace. L’étudiant ne pourra toutefois s’y connecter qu’une fois son inscription terminée (voir « Comment faire » du module Inscription à une formule).
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Depuis le dossier de l’étudiant, ouvrez l’onglet Espace étudiant et cliquez sur Activer l’accès (le même bouton devient Désactiver l’accès). Neil envoie un e-mail d’invitation à l’étudiant.
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(Optionnel) Pour activer l’accès parent : depuis la fiche de l’étudiant, ouvrez la fiche du parent concerné puis activez son accès. Le parent doit avoir un e-mail renseigné.Il n’existe pas d’espace parent indépendant : l’accès parent est un lien restreint à un périmètre limité de l’espace étudiant.