Étudiants et parents
L’étudiant comme objet pivot de Neil, et son parcours complet de la création à l’archivage
L’étudiant comme objet central, peu d’informations obligatoires à la création, enrichissement progressif au fil des échanges.
L'étudiant est une seule fiche, enrichie par chaque service métier. Admission le crée, Pédagogie l'affecte à une classe, Scolarité suit son quotidien, Comptabilité facture, Messagerie communique. Les parents gravitent autour, rattachés par lien de filiation, jamais dupliqués.
Chaque étape a son acteur métier (Admission, Pédagogie, Scolarité, Comptabilité) et son moment de déclenchement. Certaines sont ponctuelles : la création, l'inscription à une formule ou l'archivage sont des actes datés. D'autres s'étendent dans le temps : la vie scolaire couvre toute la durée du parcours, la facturation suit les échéances de la formule, les évaluations ponctuent chaque période — un étudiant actif est donc souvent à plusieurs étapes à la fois.
Aucun service ne ressaisit ce qu'un autre a fait : Admission crée la fiche, Pédagogie l'affecte à une classe sans recopier les coordonnées, Comptabilité facture en se basant sur le payeur désigné. L'étudiant n'a qu'une seule fiche, qu'il accompagne tout au long de son cycle.
Création de l’étudiant Admission
Saisie de 3 champs minimum (nom, prénom, date de naissance). Neil vérifie automatiquement les doublons existants et propose un rattachement si une correspondance forte est détectée. Un identifiant unique est généré.
Enrichissement de la fiche Admission
Complétion progressive : coordonnées (e-mail, téléphone), adresse, informations complémentaires (nationalité, sécurité sociale, aménagements), coordonnées bancaires. Aucun champ obligatoire au-delà de l'identification.
Rattachement des parents Admission
Création ou liaison de parents existants (jamais dupliqués entre frères et sœurs). Précision du lien de filiation (mère, père, tuteur…). Le parent porte sa propre adresse et IBAN, indépendamment de l'étudiant.
Inscription à une formule Admission
L'étudiant s'engage sur une formule commerciale : tarification, échéancier, conditions générales. C'est l'acte qui déclenche la facturation et donne accès au périmètre pédagogique correspondant.
Affectation pédagogique Pédagogie
Rattachement à un campus, puis à une classe (cohorte d'étudiants suivant la même programmation). L'étudiant rejoint un planning collectif : séances, salles, enseignants partagés.
Activation de l’espace étudiant Scolarité
Ouverture de l'accès en ligne pour l'étudiant (et éventuellement les parents). Nécessite un e-mail valide. Donne accès aux plannings, supports, notes, absences et messagerie intégrée.
Vie scolaire au quotidien Pédagogie
L'étudiant suit les séances, les enseignants saisissent les absences et les notes au fil de l'eau, les supports sont diffusés. C'est la phase la plus longue, qui s'étend sur la durée du parcours.
Facturation & paiements Comptabilité
Les échéances de la formule génèrent les factures, adressées au payeur désigné (l'étudiant ou un parent). Avoirs et réductions sont gérés ici.
Évaluations & bulletins Pédagogie
Les relevés de notes consolident les notes par module / UE et période. Les bulletins sont publiés période par période, parfois avec délibération. En fin de parcours : diplomation ou attestation.
Sortie & archivage Archive
En fin de cycle (diplôme, transfert, abandon), l'étudiant est retiré des cohortes actives. Sa fiche reste consultable selon les règles de conservation légale. L'historique pédagogique et financier est préservé.
Pour créer une fiche étudiant dans Neil, trois conditions s'enchaînent, et leur ordre n'est pas arbitraire. Le dédoublonnage vient en premier, parce qu'il détermine si Neil crée une nouvelle fiche ou réutilise une fiche existante. Le rattachement à une école vient ensuite, parce qu'il définit le périmètre métier dans lequel l'étudiant pourra évoluer : formations accessibles, planning, règles de scolarité. L'identifiant, généré automatiquement, clôt l'opération. La fiche est créée complète immédiatement et devient aussitôt utilisable par les autres services.
1. Identité unique
Vérification doublon2. Rattachement à au moins une école
Périmètre pédagogique3. Identifiant unique
Généré automatiquementUne fois la fiche créée, elle s'articule autour d'une page principale Informations, qui rassemble l'identité, les coordonnées et les données administratives structurantes, et de plusieurs sous-pages métier accessibles dans la navigation latérale. Chaque sous-page concentre un volet spécifique de la vie de l'étudiant, ce qui évite la surcharge d'information et donne à chaque service un point d'entrée clair. Les onglets affichés dépendent des droits de l'utilisateur.
Informations
Page principaleMessagerie
Échanges et notifications avec l'étudiant et ses parents.
Emploi du temps
Planning des séances passées et à venir.
Absences et retards
Suivi de l'assiduité et justifications.
Inscriptions
Formules souscrites et engagements commerciaux.
Notes
Évaluations et relevés de notes.
Bulletins de notes
Bulletins publiés période par période.
Échéancier général
Échéances financières, factures et paiements.
Commentaires
Notes internes du staff (non visibles par l'étudiant).
Pièces administratives
Documents officiels déposés (CNI, passeport, justificatifs…).
Espace étudiant
Configuration de l'accès en ligne (login, mot de passe, droits parents).
Historique
Trace des modifications successives de la fiche.
Un parent est toujours créé depuis la fiche d'un étudiant, jamais directement. Une même fiche parent peut ensuite être rattachée à tous ses enfants : une mise à jour (changement d'adresse, nouveau numéro) se propage à toutes les fiches concernées. Le parent porte ses propres coordonnées (adresse, IBAN, e-mail), indépendantes de l'étudiant : parents séparés, étudiant majeur qui a son propre logement, parent qui paie depuis son compte personnel.
Le payeur n'est pas fixé une fois pour toutes : il se détermine par l'IBAN porté par chaque échéance (celui de l'étudiant ou d'un parent), d'où des payeurs différents possibles selon les échéances, tout en gardant les mêmes parents rattachés au même étudiant.
1. Création d'un parent
Vérification doublon2. Le lien parent-étudiant
Liens multiples3. Coordonnées et capacités du parent
IndépendanceL’identification est l’étape la plus critique
Un doublon ignoré pollue toute la base : historique fragmenté, facturation incohérente, nettoyage coûteux. Toujours vérifier la correspondance avant de créer. Même réflexe pour les parents.
Peu de champs sont obligatoires — c’est voulu
Neil permet de compléter les informations au fil du parcours (inscription, paiement…). Inutile de tout remplir à la création : les champs optionnels pourront être renseignés ultérieurement, quand l’information sera disponible.
L’e-mail conditionne l’espace étudiant / parent
Sans e-mail, impossible d’activer l’espace étudiant ou l’accès parent.
Étudiant = objet maître
Tout part de l’étudiant. Parents, IBAN, affectation et espace sont des objets rattachés à sa fiche. Sans étudiant, rien n’existe.
Parent = depuis l’étudiant
Créer ou lier, jamais en accès direct. Le parent a sa propre adresse et son propre IBAN, mais il est toujours rattaché depuis une fiche étudiant.
Espace : activé par l’e-mail, accessible après l’inscription
L’espace s’active dès qu’un e-mail valide est renseigné, mais l’étudiant n’y accède qu’une fois son inscription terminée.
