Suivi de la facturation
De l'inscription étudiant à la facture enregistrée, jusqu'au téléchargement de la liste des factures selon les filtres appliqués. Tableau de bord centralisé pour l'équipe finance.
La facture formalise la créance de l'école envers une famille. Elle est créée par la scolarité : généralement à partir d'une ou plusieurs échéances de l'inscription, mais aussi de manière ad hoc sans lien avec l'échéancier (frais ponctuels, prestation hors formule…). Puis enregistrée et transmise au payeur.
Le suivi de la facturation centralise toutes les factures de l'établissement et permet de télécharger la liste des factures correspondant aux filtres appliqués (période, sociétés, statut…) — clôture comptable, transmission aux financeurs, audit.
Le parcours d'une facture commence par l'inscription d'un étudiant et se termine, en bout de chaîne, par l'export consolidé pour la comptabilité. Trois temps majeurs. La facturation est un acte métier délibéré : Neil ne facture jamais à la place de l'équipe.
Éditable
Date d'émission · facture figée
L'écran Finance › Factures regroupe toutes les factures de l'établissement. Trois indicateurs monétaires résument la situation du périmètre filtré : Factures émises, Factures d'avoir émises et Restant à facturer (montant souscrit moins factures émises, soit ce qu'il reste à matérialiser en facture). Chaque ligne présente ensuite la facture ou la facture d'avoir avec son numéro (format F-YYYY-MM-NNNNN), ses dates de création et d'émission, son montant et le triplet Établissement / École / Étudiant ; les brouillons apparaissent sans numéro tant qu'ils ne sont pas enregistrés. La liste affiche aussi une icône de statut et le moyen de paiement.
| N° | Date de création | Date d'émission | Type | Établissement | École | Étudiant | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F-2026-05-00001 | 05/05/2026 | 05/05/2026 | Facture | Étab. A | École A | Étudiant A | 1 200,00 € |
| Facture en brouillon | 29/04/2026 | — | Facture d'avoir | Étab. B | École B | Étudiant B | −450,00 € |
| F-2026-04-00012 | 29/04/2026 | 29/04/2026 | Facture | Étab. B | École B | Étudiant B | 6 770,00 € |
Une fois enregistrée, une facture est figée comptablement : ni montant, ni date, ni libellé ne se modifient. Pour corriger une erreur ou ajuster une créance, on émet une facture d'avoir — toujours depuis l'inscription de l'étudiant — qui annule tout ou partie de la facture initiale. L'avoir est une facture de type « Facture d'avoir », numérotée A-YYYY-MM-NNNNN (séquence distincte des factures F-) et identifiée dans la colonne Type du tableau. Il se compose de lignes (libellé et montant négatif) et d'un destinataire (étudiant ou parent) ; émis sur l'inscription, il vient en déduction du total facturé. La facture initiale n'est jamais supprimée ni modifiée : elle conserve son statut Enregistrée, et l'audit reconstitue exactement la chaîne facture → avoir → nouvelle facture.
L'export produit un fichier contenant la liste des factures et factures d'avoir correspondant aux filtres sélectionnés par l'utilisateur — période, sociétés, type… Une opération, un fichier consolidé. Les filtres actifs en haut de la liste pilotent l'export : ce qui est affiché est ce qui sera téléchargé, pour une seule société (livrable mensuel par entité juridique) ou plusieurs sociétés en une fois (consolidation groupe). Deux variantes sont proposées dans un menu déroulant : Télécharger la liste et Télécharger la liste détaillée.
Vérifier en brouillon, émettre ensuite
Profiter du statut Brouillon pour relire et corriger. Une fois enregistrée, la facture est figée : toute erreur nécessite un avoir.
Deux statuts seulement, pas de suivi d'envoi intégré
Une facture a deux statuts : Brouillon ou Enregistrée. Il n'y a pas de statut intermédiaire « Envoyée » ou « Payée » : le suivi de transmission et d'encaissement se fait ailleurs (e-mail, paiements, échéancier).
Filtres à vérifier avant export
Le fichier téléchargé reprend exactement ce qui est affiché dans la liste. Avant un export mensuel pour la comptabilité ou les financeurs, vérifier que les filtres période, sociétés et type correspondent bien au périmètre attendu — et qu'aucun brouillon ne reste à enregistrer pour la période.
Brouillon = bac à sable
Tant qu'elle est en brouillon, on relit et on corrige. L'enregistrement attribue le numéro définitif et fige la facture.
Correction par avoir
Une facture enregistrée ne se modifie plus. Pour corriger, émettre un avoir qui annule ou ajuste partiellement.
Les filtres pilotent l'export
Une, plusieurs ou toutes les sociétés : le fichier reprend le périmètre affiché, en version simple ou détaillée.
