Gestion des paiements
Piloter au quotidien les échéances de paiement d'une inscription : encaisser, modifier, relancer.
Quand un étudiant s'inscrit à une formule, la scolarité choisit un modèle d'échéancier parmi ceux proposés par la formule ; Neil génère alors l'échéancier de l'étudiant à partir de ce modèle. Il est composé d'échéances (date + montant) que la scolarité pilote au fil de l'année : encaissements, ajustements, relances.
Deux repères évitent les erreurs de suivi : distinguer le modèle (défini sur la formule) de l'échéancier de l'étudiant (la copie créée à l'inscription, ajustable au cas par cas), et connaître le cycle de vie d'une échéance.
L'échéancier réunit trois éléments : un tableau de bord des cinq montants clés (dû, à venir, encaissé, impayé, remboursement), la liste des échéances et la décomposition du total dû (montant de la formule avec frais éventuels, moins les réductions).
Chaque ligne porte un type (Paiement ou Remboursement), un moyen de paiement (Prélèvement, Carte bancaire, Carte bancaire en ligne, Virement, Chèque, Espèces ; une ligne peut aussi porter Avoir, généré par une facture d'avoir) et un statut. Pour un prélèvement, il faut renseigner un IBAN — celui de l'étudiant ou celui d'un parent rattaché — rappelé en sous-titre de la ligne.
La somme des paiements de l'échéancier doit égaler le total dû. Si ce n'est pas le cas, Neil le signale — par l'indicateur des comptes en tête de l'échéancier, et par un avertissement dans la fenêtre de modification — mais l'enregistrement reste possible : l'équilibre n'est pas imposé.
L'indicateur en tête de l'échéancier ne dépend pas du statut individuel des échéances (encaissé, impayé, à venir). Il compare une seule chose : la somme des échéances programmées (paiements − remboursements) avec le montant souscrit par l'étudiant. Selon l'écart, Neil affiche l'un de trois messages.
L'indicateur reflète donc un écart d'équilibre entre l'échéancier et le contrat d'inscription, pas un problème d'encaissement : une échéance impayée n'y apparaît pas, c'est le rôle du statut par ligne. Tant que les paiements programmés, remboursements déduits, couvrent exactement le montant souscrit, les comptes sont à jour, quel que soit le statut des lignes. Sinon, Neil chiffre l'écart et indique son sens : si l'échéancier est trop court, l'étudiant doit ; s'il est trop long, la société doit.
Les paiements programmés, remboursements déduits, couvrent exactement le montant souscrit par l'étudiant. L'échéancier est équilibré avec le contrat d'inscription.
Le total des échéances est inférieur au montant souscrit. Les paiements programmés ne couvrent pas la totalité du contrat. Le montant affiché est l'écart manquant.
Cas typiques : échéancier saisi incomplet, montant de formule augmenté après coup, suppression d'une échéance sans contrepartie.
Le total des échéances dépasse le montant souscrit. L'échéancier programme plus que ce que l'étudiant doit réellement : l'écart doit être rendu au payeur.
Cas typiques : réduction accordée après saisie de l'échéancier, changement de formule, trop-perçu constaté, annulation partielle.
Une échéance est À venir par défaut, Encaissé après règlement, ou Impayé — ce dernier étant une déclaration manuelle du secrétariat ou de la comptabilité, qui peut ensuite être régularisée. Le statut conditionne les actions disponibles.
La progression naturelle va de À venir vers Encaissé. Le statut Impayé n'est jamais déclenché automatiquement au passage de la date d'échéance : c'est une déclaration manuelle, faite lorsque la banque retourne ou rejette un paiement déjà encaissé.
À venir
Statut par défaut. L'échéance attend son traitement, y compris si la date est déjà passée. Modifications libres (date, montant, moyen de paiement attendu).
Encaissé
Paiement reçu. L'échéance est verrouillée : toute correction passe désormais par un remboursement.
Impayé
Statut déclaré à la main par le secrétariat ou la comptabilité quand un paiement encaissé est retourné ou rejeté. Ouvre l'action de régularisation.
Impayé régularisé : sous-cas de l'impayé, conservé dans l'historique mais plus comptabilisé.
Une formule peut proposer plusieurs modèles d'échéancier (paiement comptant, en 3 fois, en 10 fois…). Au moment de l'inscription, la scolarité choisit lequel s'applique à l'étudiant. Neil crée ensuite une copie autonome du modèle choisi, attachée à l'inscription. Cette séparation est essentielle : modifier le modèle sur la formule ne change rien aux échéanciers déjà créés, et ajuster l'échéancier d'un étudiant n'affecte ni la formule ni les autres inscrits. Le modèle sert à cadrer les futures inscriptions ; l'échéancier de l'étudiant permet le suivi sur-mesure. Proposer plusieurs modèles sur la même formule adapte le rythme de paiement aux situations familiales sans créer une formule par cas : le choix se fait à l'inscription.
Modèle choisi (formule)
Sélectionné parmi les modèles proposés par la formule au moment de l'inscription.
- Rythme : trimestriel, mensuel…
- Répartition du total
- Modifiable sur la formule
Échéancier de l'étudiant
Créée à l'inscription par copie du modèle choisi. Devient autonome : la scolarité l'ajuste étudiant par étudiant.
- Détachée du modèle
- Ajustable individuellement
- Pilotée par la scolarité
Trois opérations courantes équipent le quotidien de la scolarité : préciser le moyen de paiement attendu ou reçu, ajouter un remboursement en cas de besoin, et régulariser un impayé. Le moyen de paiement documente la réalité bancaire ligne par ligne ; le remboursement traite les retours d'argent sans corrompre la séquence d'encaissements ; la régularisation neutralise un impayé sans le supprimer, pour ne pas perdre la trace. Aucune opération ne casse l'historique comptable.
Moyen de paiement
Pour chaque échéance, la scolarité peut préciser le moyen de paiement attendu puis reçu, parmi six moyens : Espèces, Virement, Carte bancaire, Carte bancaire en ligne, Prélèvement, Chèque.
Si le moyen choisi est Prélèvement, il faut obligatoirement renseigner un IBAN : celui de l'étudiant ou celui d'un parent rattaché. L'IBAN sélectionné est rappelé en sous-titre de la ligne.
Ajouter un remboursement
Sur une échéance déjà encaissée, il est possible d'ajouter un remboursement (cas exceptionnel : erreur d'encaissement, annulation partielle).
L'opération crée une trace comptable inverse sans effacer l'encaissement d'origine : l'historique reste complet et auditable.
Régulariser un impayé
Sur une échéance impayée, la scolarité peut la régulariser : l'impayé est conservé dans l'historique mais n'est plus comptabilisé (action Régulariser l'impayé : « Il sera conservé mais ne sera plus comptabilisé »).
À distinguer de l'encaissement partiel : encaisser moins que le montant dû crée alors une nouvelle échéance pour le reliquat.
Les échéances de tous les échéanciers remontent en bloc à la comptabilité sous forme de demandes de paiement. Le service comptable peut alors les regrouper en remises selon deux dimensions : le moyen de paiement et la société émettrice.
Une remise est un lot d'encaissements de même nature, préparé pour un traitement bancaire unique (remise de chèques, fichier SEPA de prélèvements, journée d'encaissements CB…) : le regroupement par moyen de paiement est dicté par la mécanique bancaire, celui par société par la séparation juridique des comptes. La création des remises est une responsabilité comptable, pas scolarité ; mais les échéances agrégées sont issues du pilotage fait sur chaque inscription, d'où l'importance de renseigner correctement le moyen de paiement ligne par ligne.
par moyen
+ société
Modifier le modèle ne rétro-impacte pas les inscriptions
Changer le modèle d'échéancier sur une formule n'affecte que les futures inscriptions. Pour ajuster un échéancier déjà créé, intervenir directement sur l'échéancier de l'étudiant attaché à l'inscription concernée.
Une échéance payée est verrouillée
Une fois marquée Encaissée, l'échéance ne peut plus être modifiée directement. Toute correction (montant erroné, mauvais moyen de paiement) passe par un remboursement, qui s'ajoute à la ligne d'origine sans la modifier.
Garder l'équilibre
La somme des échéances doit égaler le total dû de l'inscription. Si l'équilibre est rompu, Neil le signale (indicateur des comptes, avertissement à la modification) sans bloquer l'enregistrement ; toute remise ou baisse de montant doit être compensée sur une autre échéance.
Ajuster l'échéancier de l'étudiant, pas le modèle
Pour un aménagement individuel, modifier l'échéancier de l'étudiant. Le modèle sert à cadrer les futures inscriptions.
Encaisser, puis figer
Marquer une échéance « Encaissée » la verrouille. Toute correction postérieure passe par un remboursement.
Relancer avant d'amender
Face à un retard, envoyer d'abord un message de relance. N'ajuster les dates qu'en cas d'arrangement explicite avec l'étudiant.
Un étudiant prévient la scolarité qu'il aura un mois de retard sur l'échéance de décembre (1 500 €). Il propose de payer fin janvier à la place. Comment procéder ?
