Gestion des paiements

Configurer l'échéancier d'une inscription, encaisser, régulariser un impayé et émettre un remboursement.

Comprendre Comment faire

Droits nécessaires

Afficher l'échéancier général — pour consulter les échéanciers et le solde
Modifier une écriture — pour ajuster les échéances, encaisser, déclarer un impayé, rembourser
Supprimer une écriture — pour supprimer une échéance

Ce sont les intitulés des droits dans le paramétrage des rôles (groupe Échéancier général).

Comment faire dans Neil

Scolarité›Étudiants›[étudiant]›Échéancier général

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En tête de l'onglet Échéancier général de la fiche étudiant, Neil affiche le solde par société, en toutes lettres : « [Société] : Les comptes sont à jour », « L'étudiant doit [montant] à [Société] » ou « [Société] : doit [montant] ».Une ligne par société concernée : un étudiant inscrit à deux formules portées par deux entités juridiques voit deux soldes distincts.
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Le bouton Télécharger exporte l'échéancier de l'étudiant au format tableur. Le fichier reprend, pour chaque échéance : la nature, la date d'échéance, la formule, le libellé, le nom du payeur, l'IBAN, le statut, le moyen de paiement et le montant.Pratique pour transmettre un récapitulatif à une famille ou à un financeur sans lui ouvrir un accès à Neil.

Scolarité›Étudiants›Inscription›Échéancier

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Dans le parcours d'inscription à une formule, avancez jusqu'à l'étape Échéancier.
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Neil affiche la liste des modèles d'échéancier paramétrés sur la formule (ex : Comptant, Trimestriel, Mensuel).Si un seul modèle est proposé, il est sélectionné par défaut.
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Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur Ajouter les échéances du modèle. Neil prévisualise les échéances générées (dates et montants).
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Poursuivez le parcours d'inscription : Neil crée l'échéancier de l'étudiant pour cette inscription.⚠ Une fois créé, l'échéancier est détaché du modèle. Modifier le modèle de la formule plus tard n'aura aucun effet sur cet échéancier : tout ajustement individuel se fera via Modifier l'échéancier.

Échéancier›Modifier l'échéancier›Ligne d'échéance

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Depuis l'échéancier, cliquez sur Modifier l'échéancier en bas du tableau.
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Sur la ligne à paramétrer, ouvrez le menu Moyen de paiement et choisissez parmi : Espèces, Virement, Carte bancaire, Carte bancaire en ligne, Prélèvement, Chèque.
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Si vous choisissez Prélèvement, un sélecteur IBAN apparaît : Neil liste les IBAN connus pour l'étudiant et ses parents rattachés. Sélectionnez celui à utiliser (le premier IBAN actif est proposé par défaut).Si aucun IBAN ne convient, cliquez sur Ajouter un IBAN pour en enregistrer un nouveau.
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Répétez pour chaque échéance concernée, ou utilisez Appliquer aux échéances suivantes / Appliquer aux échéances précédentes.
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Cliquez sur Enregistrer. L'IBAN sélectionné apparaît en sous-titre de chaque ligne « Prélèvement ».

Échéancier›Ligne d'échéance›… (menu actions)

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Vérifiez d'abord côté comptable que le paiement a bien été reçu (relevé, fichier SEPA, chèque déposé…).
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Sur la ligne concernée, ouvrez le menu actions (icône « … » à droite) et choisissez Marquer comme encaissé.
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Renseignez la date d'encaissement réelle si elle diffère de la date d'échéance.
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Confirmez. Le statut passe à Encaissé et la ligne est verrouillée : ni date, ni montant, ni moyen ne peuvent plus être modifiés.⚠ En cas d'erreur découverte après coup, il faudra passer par un remboursement pour neutraliser la ligne, jamais par une suppression.

Échéancier›Menu actions de la ligne›Marquer comme encaissé›Déclarer comme impayé›Régulariser l'impayé

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Si la ligne est encore À venir, ouvrez son menu actions et choisissez Marquer comme encaissé : renseignez la date d'encaissement (le moyen de paiement doit être défini). La ligne passe au statut Encaissé.Une ligne « À venir » ne peut pas être déclarée impayée directement.
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Lorsque la banque retourne le chèque, rejette le prélèvement ou refuse la carte, rouvrez le menu actions de la ligne et choisissez Déclarer comme impayé.L'impayé est une déclaration manuelle : c'est le métier qui décide, jamais Neil au passage de la date.
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La ligne passe au statut Impayé. Les actions Régulariser l'impayé et Annuler l'impayé deviennent disponibles dans son menu actions.
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Cliquez sur Régulariser l'impayé : l'impayé est conservé dans l'historique mais n'est plus comptabilisé (« Il sera conservé mais ne sera plus comptabilisé »). Annuler l'impayé permet de revenir en arrière.Pour qu'un montant soit encaissé plus tard, ce n'est pas la régularisation qu'il faut utiliser : un encaissement partiel crée automatiquement une échéance pour le reliquat ; sinon, ajustez les échéances via Modifier l'échéancier.

Échéancier de la formule›+ Ajouter un remboursement

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Quand l'indicateur de l'échéancier affiche [Société] doit [montant] (suite à une réduction, un changement de formule ou un trop-perçu), cliquez sur + Ajouter un remboursement en bas de l'écran Échéancier de la formule.
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Saisissez le montant exact à reverser au payeur. Neil pré-remplit généralement l'écart constaté.
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Choisissez le moyen de paiement du remboursement (virement, chèque) et l'IBAN du bénéficiaire.
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Validez. Une nouvelle ligne de type Remboursement apparaît dans l'échéancier avec un montant négatif, statut En attente. Tant qu'elle est en attente, vous pouvez encore la supprimer.
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Procédez au versement effectif hors de Neil (virement bancaire, émission chèque).
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Revenez sur la ligne et choisissez Marquer comme remboursé (= versement effectivement réalisé) : la ligne passe au statut Remboursé et l'indicateur en tête repasse à « Les comptes sont à jour ». Une fois remboursée, la ligne ne peut plus être modifiée ni supprimée.⚠ Tant que la ligne de remboursement reste « En attente », l'indicateur affiche toujours « [Société] doit… » — ne pas oublier l'étape de marquage final.