Gestion de la facturation
Émettre, enregistrer et corriger les factures d'une inscription dans le respect des contraintes légales.
La facture est le document comptable qui matérialise une créance. Dans Neil, on compose librement les écritures de la facture (libellés + montants, positifs ou négatifs), puis on l'enregistre quand tout est juste.
Une facture enregistrée est immuable : c'est une obligation légale. Toute correction passe par une facture d'avoir (montant négatif), jamais par une modification directe. Neil ne gère pas la TVA : dans l'éducation, aucune TVA applicable n'est facturée.
La facturation réunit trois éléments : un tableau de bord de cinq montants (le montant souscrit, dû réel après réductions ; le facturé, somme des factures émises ; l'à facturer, qui bascule en avoir à réaliser si l'on a facturé plus que dû ; l'acompte et les avoirs), la liste des factures émises (factures et factures d'avoir, avec numéro ou mention Facture en brouillon, type, dates de création et d'émission, destinataire, moyen de paiement et montant, positif pour une facture et négatif pour un avoir) et deux boutons, Ajouter une facture et Ajouter une facture d'avoir.
L'indicateur en tête compare le total des factures, avoirs déduits, au montant souscrit ; il ne dépend pas du paiement (suivi côté échéancier) — on parle uniquement de documents comptables émis. Trois états sont possibles, chacun avec son action attendue.
Facturé = Montant souscrit. La facturation reflète exactement le contrat d'inscription.
Le montant facturé est inférieur au montant souscrit : l'indicateur Montant restant à facturer affiche l'écart. Une partie du dû n'a pas encore été matérialisée par une facture.
Le montant facturé dépasse le montant souscrit : une réduction postérieure, un changement de formule ou une erreur a réduit le dû réel. L'écart doit être neutralisé par un avoir.
Une facture passe par deux états seulement. La transition Brouillon → Enregistrée est irréversible : c'est elle qui déclenche la numérotation et grave la facture dans la comptabilité. À l'écran, la facture est affichée Facture en brouillon puis Facture enregistrée ; le passage se fait par le bouton Enregistrer la facture.
L'étape Brouillon permet de vérifier le destinataire, le moyen de paiement et toutes les écritures avant que la facture ne devienne une pièce légale opposable : la numérotation continue ne tolère ni saut ni réécriture. La facture d'avoir n'est pas un statut mais un type de facture : un document distinct, avec son propre numéro, qui neutralise comptablement une facture précédente. Factures et avoirs suivent des séquences distinctes (F-AAAA-MM-… pour les factures, A-AAAA-MM-… pour les avoirs). L'original reste dans sa séquence, l'avoir s'ajoute dans la sienne : la trace est complète. Le paiement effectif n'est pas suivi ici, il relève de l'échéancier.
Modifiable
Pré-facture interne, pas de numéro définitif. Tous les champs (destinataire, moyen, écritures) sont éditables. Supprimable sans contrainte.
Verrouillée
Numéro attribué, date d'émission gravée, document envoyé au destinataire. Plus aucune modification ni suppression possible.
Type spécifique de facture
Pour corriger une facture enregistrée erronée, on crée une facture d'avoir du même montant en négatif. Elle suit le même cycle Brouillon → Enregistrée et prend un numéro dans la séquence des avoirs.
Une facture est composée de N écritures. Chaque écriture porte un libellé et un montant — positif ou négatif. Le total de la facture est la somme de ses écritures. Cette composition libre permet de facturer dans la même pièce la formule, un acompte, sa consommation, des frais annexes ou une remise commerciale : les montants négatifs matérialisent une réduction ou une compensation. Le destinataire est l'étudiant ou l'un de ses parents.
Le bandeau du pied indique en temps réel le Total de la facture en cours, le Montant déjà facturé sur l'inscription (cumul des autres factures) et le Reste à facturer pour atteindre l'équilibre (Avoir à réaliser côté avoir). Un reste à facturer négatif signale une sur-facturation : il faudra alors passer par une facture d'avoir.
Vérifier en brouillon, jamais après
Une fois enregistrée, la facture est verrouillée : destinataire, moyen de paiement, libellés et montants des écritures, tout est figé. Prendre le temps de contrôler en brouillon avant l'enregistrement.
Erreur sur facture enregistrée → avoir, jamais suppression
Pour corriger une facture erronée, émettre un avoir du même montant (qui neutralise comptablement), puis une nouvelle facture corrigée. La suppression directe est interdite : elle casserait la numérotation continue.
Désigner le bon payeur
Le payeur figurant sur la facture conditionne le destinataire légal et fiscal. Vérifier qu'il est bien renseigné sur la fiche étudiant (étudiant ou parent) avant d'enregistrer.
Brouillon est libre, l'enregistrement est définitif
L'enregistrement grave la facture dans la numérotation légale. Tout doit être contrôlé avant.
Corriger par un avoir
Aucune modification directe sur une facture enregistrée. La seule correction légale est l'avoir.
Équilibre facturé = souscrit
L'indicateur en tête alerte dès qu'il manque ou qu'il y a de trop. Compléter par une facture ou neutraliser par un avoir pour revenir à l'équilibre.
La scolarité s'aperçoit qu'une facture enregistrée (F-2026-05-00148, 1 500 €) a été émise au nom du mauvais payeur. Comment corriger ?
