Archivage
Conserver le dossier d'un étudiant et tout son historique après sa sortie : pourquoi, quand et comment le retrouver.
Les étudiants quittent l'école, les formations se terminent, les documents s'accumulent. L'archivage permet de conserver l'essentiel pour les audits, la continuité administrative et les obligations légales, tout en allégeant les listes opérationnelles.
Un dossier archivé n'est pas supprimé : il reste consultable à tout moment et peut être restauré si nécessaire.
Le dossier est retiré des listes opérationnelles mais reste consultable depuis les archives.
Le dossier est complètement effacé. Réservé aux dossiers vierges (création par erreur, doublon non utilisé).
Neil refuse la suppression d'un étudiant dès qu'il présente l'une de ces traces. Dans tous ces cas, l'archivage est la seule opération possible.
Dès que l'étudiant est (ou a été) inscrit à une formule — même si l'inscription est annulée —, la suppression du dossier est impossible. Il faudrait d'abord supprimer l'inscription, ce que Neil n'autorise que si elle ne porte aucune facture enregistrée (un brouillon ne compte pas) ni aucune échéance encaissée ou impayée.
Dès qu'un bulletin a été généré pour l'étudiant, la suppression est bloquée.
Dans la quasi-totalité des cas, l'opération à utiliser est l'archivage. La suppression reste possible uniquement sur les dossiers vierges (créés par erreur, jamais inscrits).
Archiver un étudiant désactive son dossier : il sort des listes opérationnelles mais garde tout son historique, consultable en lecture seule.
Dans la liste des étudiants, cocher Inclure les étudiants archivés (décochée par défaut) pour faire remonter les dossiers archivés. La fiche s'ouvre en lecture seule : attestations, bulletins et factures restent lisibles mais non modifiables.
Si un étudiant revient (reprise d'études, recours…), la scolarité clique sur Activer cet étudiant. Le dossier réintègre les listes actives avec l'intégralité de son historique.
Solder de préférence avant d'archiver
L'archivage n'est pas bloqué par des comptes ouverts, mais mieux vaut solder d'abord (paiement ou avoir émis) pour un historique complet.
Prévenir l'étudiant
L'étudiant perd l'accès à son espace après archivage. Prévoir un envoi récapitulatif (attestation, bulletins, solde) avant l'opération.
Archiver n'est pas supprimer
L'archivage retire le dossier des listes opérationnelles mais préserve l'intégralité des données. C'est réversible.
La suppression est l'exception
Possible seulement sur un dossier vierge (jamais inscrit, sans bulletin). Sinon, seul l'archivage est possible.
Un dossier archivé reste consultable
Lisible mais non modifiable, et réactivable à tout moment avec tout son historique.
