Archivage

Solder de préférence la comptabilité de l'étudiant (paiements ou avoirs émis).L'archivage n'est pas bloqué par un solde ouvert, mais un dossier soldé donne un historique complet.

Envoyer à l'étudiant un récapitulatif final (attestation, bulletins, solde) via la messagerie. L'étudiant perdra l'accès à son espace après archivage.

Cliquer sur Archiver : en haut à droite de la fiche étudiant, ou depuis la liste des étudiants via le menu Plus de la ligne (ou une sélection multiple pour archiver plusieurs dossiers).

Confirmer. Le dossier sort des listes opérationnelles, l'accès à son espace étudiant est désactivé, son historique est intégralement conservé.⚠ L'archivage est réversible (via Activer cet étudiant), mais il désactive immédiatement l'accès de l'étudiant à son espace. Bien communiquer en amont.

Accéder à la liste des étudiants (Scolarité › Étudiants). Par défaut, seuls les dossiers actifs sont affichés.

Cocher Inclure les étudiants archivés.

Les dossiers archivés apparaissent dans la liste avec la mention Archivé. Cliquer dessus pour ouvrir la fiche en lecture seule.Tout est consultable : notes, bulletins, factures, échéanciers, documents. Aucun ajout, aucune modification ni suppression tant que le dossier reste archivé.

Les exports restent possibles depuis la fiche archivée (télécharger l'échéancier général, les factures, les bulletins). Seul le téléchargement des pièces administratives (onglet Documents) est désactivé tant que le dossier est archivé.

Dans la liste des étudiants, cocher Inclure les étudiants archivés et retrouver le dossier à restaurer.

Cliquer sur Activer cet étudiant : depuis le menu Plus de la ligne, ou via le bouton correspondant en haut à droite de la fiche archivée.

L'action s'applique immédiatement, sans fenêtre de confirmation. Le dossier réintègre les listes actives avec l'intégralité de son historique (notes, factures, échéanciers, documents).L'identifiant étudiant est conservé : c'est bien le même dossier, pas une nouvelle fiche.

Réactiver si besoin l'accès à l'espace étudiant depuis la fiche (réglage distinct, non rétabli automatiquement) et envoyer un message de reprise.

Vérifier que le dossier est vierge : aucune inscription à une formule et aucun bulletin de notes.⚠ Si une trace existe, le bouton Supprimer est grisé ; seul l'archivage reste possible. Une facture ou un paiement dépendent d'une inscription : dès qu'il y en a une, la suppression est déjà bloquée.

Cliquer sur Supprimer : en haut à droite de la fiche, ou depuis la liste via le menu Plus de la ligne.

Confirmer la suppression définitive. La fiche disparaît intégralement : aucun historique, pas de restauration possible.⚠ Opération irréversible. Toujours privilégier l'archivage en cas de doute : l'archive est consultable et réactivable, la suppression non.

Si la suppression visait un doublon, rattacher d'abord les parents à la fiche conservée.⚠ Supprimer un étudiant supprime aussi les parents qui n'ont plus aucun autre enfant ; un parent encore rattaché à un autre étudiant est conservé, seul son lien disparaît.