Utilisateurs
La base unique de toutes les personnes qui travaillent pour l'école, internes et externes, partagée entre toutes vos écoles.
Un utilisateur dans Neil, c'est toute personne qui travaille pour l'école : personnel permanent, intervenants ponctuels, prestataires externes. La même fiche sert à deux choses : donner accès à l'outil et gérer la personne côté ressources humaines. Inutile de créer un « compte » d'un côté et un « employé » de l'autre.
Cette base est commune à toutes vos écoles et dédoublonnée : une personne = une fiche, même si elle intervient dans plusieurs écoles ou change de fonction au fil du temps.
La fiche utilisateur centralise tout ce qui concerne une personne : ses informations, ses pièces administratives, ses droits dans l'outil, ses contrats, ses heures, l'historique des modifications de sa fiche. Plus de données éparpillées entre RH, IT, scolarité.
Informations personnelles
Identité, coordonnées perso et pro, données civiles. Le socle de la fiche.
Pièces administratives
Pièces d'identité, attestations, diplômes, justificatifs. Stockés sur la fiche.
Droits d'accès
Rôles attribués et périmètres. Ce que la personne peut faire dans Neil.
Historique
Toutes les actions horodatées : créations, modifications, ajouts. Traçabilité complète.
Contrats
Engagements actuels et passés (CDI, CDD, vacation).
Suivi des heures
Heures effectuées par séance pour les intervenants.
Tout est accessible depuis la même fiche, sans aller chercher dans 3 outils différents. La RH consulte les pièces administratives et les contrats ; la scolarité consulte les droits et le suivi des heures ; chacun voit ce qui le concerne. L'historique est partagé pour la traçabilité.
La liste des utilisateurs est commune à toutes vos écoles. Une personne qui intervient dans plusieurs écoles n'a qu'une seule fiche : pas de doublon, pas de données divergentes.
seule
fiche
La déduplication est essentielle. Sans elle, on multiplie les versions d'une même personne : trois adresses, trois IBAN, trois contrats éclatés, et autant de risques d'erreur. Avec une fiche unique, toute mise à jour (nouvelle adresse, changement de téléphone, nouveau diplôme) profite immédiatement à toutes les écoles concernées. En pratique, le risque de doublon reste faible : l'adresse e-mail d'un utilisateur est obligatoire, et Neil refuse de créer une deuxième fiche avec la même adresse. Il bloque de la même façon une fiche qui reprendrait les mêmes nom, prénom et date de naissance.
Les droits de la personne peuvent être restreints école par école (cf. Affecter un droit) : la fiche est partagée, mais ce qu'on peut voir et faire dépend du contexte. La donnée est mutualisée, les permissions restent contextuelles.
Personnel permanent, vacataires, intervenants ponctuels, prestataires… Neil ne fait aucune distinction technique entre ces profils. Tous figurent dans la même base, avec le même niveau de traçabilité.
Personnel permanent
CDI direction, scolarité, comptabilité, enseignants titulaires.
Personnel temporaire
CDD sur une mission donnée, remplacement, renfort saisonnier.
Intervenants vacataires
Enseignants ou intervenants payés à l'heure ou à la séance.
Prestataires & partenaires
Consultants, fournisseurs récurrents, partenaires pédagogiques externes.
Cette uniformité simplifie l'annuaire : une seule liste à consulter pour retrouver qui que ce soit. Le statut (interne / externe) se déduit du contrat actif de la personne, mais ne fait pas l'objet d'une catégorisation distincte. Conséquence : un consultant externe qui devient salarié garde la même fiche, son contrat évolue, c'est tout.
Chercher avant de créer
Avant d'ajouter un utilisateur, rechercher s'il existe déjà dans la base (par nom, par e-mail). Une personne qui a déjà collaboré avec une autre de vos écoles peut être déjà présente. Il suffit alors de la réutiliser pour cette nouvelle école.
La fiche est partagée entre les écoles
Modifier l'identité, les coordonnées ou les pièces administratives d'un utilisateur impacte toutes vos écoles. Les droits, en revanche, restent contextuels à chaque école.
Centraliser les pièces administratives
Toutes les pièces (pièce d'identité, diplômes, attestations) se déposent sur la fiche utilisateur, pas dans des dossiers parallèles. Sinon, on perd l'intérêt d'avoir tout au même endroit, et des pièces rangées ailleurs finissent par ne plus être à jour.
Une personne = une fiche
Quel que soit le nombre d'écoles, de missions ou de contrats successifs, on n'a qu'une seule fiche par humain.
Tout est centralisé
Identité, pièces, droits, contrats, heures, historique : la fiche est la source unique de vérité sur la personne.
Base partagée, droits contextuels
La fiche est commune à toutes les écoles. Les droits et périmètres se définissent école par école.
Un intervenant est déjà enregistré comme vacataire dans l'École 1. L'École 2 souhaite l'embaucher également pour quelques séances. Comment procéder ?
