Utilisateurs

Rechercher un utilisateur, en créer un nouveau, ajouter une pièce administrative, consulter l'historique.

Comprendre Comment faire

Droits nécessaires

Afficher un utilisateur — pour rechercher ou afficher un utilisateur
Ajouter un utilisateur — pour créer un utilisateur
Ajouter les pièces administratives — pour déposer une pièce (et Afficher les pièces administratives pour les consulter)
Afficher les logs — pour consulter l'historique

Ce sont les intitulés exacts des droits dans le paramétrage des rôles.

Comment faire dans Neil

Utilisateurs›Barre de recherche

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Accédez à la liste des Utilisateurs depuis le menu principal.
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Tapez le nom, le prénom ou l'e-mail de la personne dans la barre de recherche. Neil propose des résultats dès les premières lettres. La liste couvre déjà toutes les écoles auxquelles vous avez accès : une personne enregistrée par une autre école y apparaît aussi.Essayez plusieurs orthographes si le nom peut s'écrire différemment (particule, tirets, accents). Une recherche par e-mail est plus sûre car l'e-mail est unique.
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Si un résultat correspond, cliquez dessus pour ouvrir la fiche existante. Vous pourrez ensuite lui ajouter les droits et le contrat nécessaires à votre école.
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Si aucun résultat ne remonte après recherches multiples, la personne est réellement nouvelle. Vous pouvez passer à la création.

Utilisateurs›+ Ajouter un utilisateur

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D'abord : avoir réellement vérifié que la personne n'existe pas dans la base (cf. howto précédent). En cas de doute, élargir la recherche avant de créer.
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Cliquez sur + Ajouter un utilisateur en haut à droite de la liste.
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Renseignez les informations personnelles : nom, prénom, date de naissance, e-mail professionnel.L'e-mail professionnel servira d'identifiant de connexion et de canal de notification (mot de passe, alertes). Choisissez-le avec soin.
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Toujours dans le formulaire de création, vous pouvez attribuer un rôle à l'utilisateur et régler ce qui va avec, ou le laisser sans rôle pour le faire plus tard. Sans rôle, l'utilisateur n'a encore accès à rien (voir Affecter un droit).
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Validez : la fiche est créée et l'utilisateur apparaît dans la liste.
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Une fenêtre s'affiche alors pour déclencher l'envoi de l'e-mail d'activation : l'envoi n'est pas automatique, vous choisissez de le faire tout de suite ou plus tard. C'est cet e-mail qui permet à l'utilisateur d'accéder à Neil en définissant son mot de passe.
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Tant que l'utilisateur n'a pas défini son mot de passe, son compte reste en attente.

Fiche utilisateur›Onglet Pièces administratives›+ Ajouter un fichier

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Ouvrez la fiche de l'utilisateur concerné.
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Cliquez sur l'onglet Pièces administratives dans la sidebar de gauche.
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Cliquez sur + Ajouter un fichier en bas du tableau.
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Sélectionnez le fichier à uploader (PDF, image, document bureautique) et choisissez son type dans la liste : pièce d'identité, diplôme, attestation, etc. Les types proposés se définissent dans la configuration (Configuration > Paramètres > Personnalisation > Utilisateur > onglet « Pièces administratives »). Si aucun type n'y est défini, la pièce reste en type « Non spécifié ».Le type est important : il permet de filtrer les pièces et de vérifier d'un coup d'œil que les documents obligatoires sont présents.
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Validez. La pièce apparaît dans le tableau avec son nom, son type, sa date de création et le nom de la personne qui l'a déposée. Elle est accessible depuis toutes les écoles qui ont des droits sur cet utilisateur.

Fiche utilisateur›Onglet Historique

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Ouvrez la fiche de l'utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Historique dans la sidebar.
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Neil affiche la liste chronologique de toutes les actions effectuées sur cette fiche : ajouts de pièces, modifications, attribution de rôles, etc. Chaque ligne porte une date, une action et l'utilisateur qui l'a réalisée.
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Utile pour : comprendre qui a modifié quoi (audit), retrouver l'auteur d'une saisie, justifier un changement de droits ou de contrat.L'historique est en lecture seule et ne peut pas être altéré. C'est la garantie de traçabilité de la fiche.
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L'historique d'une fiche est consolidé toutes écoles confondues : une action effectuée depuis l'École A apparaît aussi quand on consulte la fiche depuis l'École B. C'est l'avantage de la base unique.