Reprographie & demandes d'impression

Avant toute demande d'impression, le document doit exister dans le module avec ses consignes par défaut. C'est l'investissement « une fois » qui économise tous les ressaisies futurs.

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   Ouvrez le module concerné (ex. : Module 1 Avancé) puis l'onglet Documents préparatoires ou Documents étudiants.
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   Cliquez sur « + Ajouter un document ». Renseignez le nom, choisissez le type de document (ex. : Sujet d'examen) et déposez le PDF.⚠ Vérifiez que le type choisi autorise la reprographie : sans cela, le document ne pourra jamais entrer dans le cycle d'impression.
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   Dans le panneau de droite, dépliez le volet Demandes d'impression et cliquez sur Modifier pour effectuer les réglages :

   • • Rendre disponible à la reprographie : Oui
   • • Colorimétrie · Imposition · R/V · Reliure
   • • Commentaire à destination du service reprographie

   Ces paramètres par défaut prérempliront toutes les futures demandes : pas besoin de tout ressaisir à chaque session.
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   Cliquez sur Enregistrer. Le document est prêt pour les demandes ultérieures.

La demande s'ouvre directement depuis le document. Les consignes par défaut préremplissent la fenêtre : il ne reste qu'à saisir ce qui change pour ce tirage, puis à choisir les classes.

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   Sur le document, dans le panneau de droite, cliquez sur Nouvelle demande. La fenêtre Nouvelle demande d'impression s'ouvre, en deux blocs : Consignes puis Exemplaires.
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   Bloc Consignes, en partie pré-rempli : le Nombre de pages est pré-rempli depuis le fichier, à vérifier et ajuster ; Colorimétrie, Imposition, R/V et Reliure sont hérités du document, ajustables pour ce tirage (ex. : passer en couleur pour une fois).
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   Saisissez la Date de livraison attendue : une date souhaitée, honorée selon la charge du service.Prévoir 2 à 3 jours ouvrés d'avance pour les volumes standard.
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   Choisissez le Motif : Impression initiale, Impression partielle, Réimpression (mauvaises consignes), Réimpression (mauvaises impressions) ou Réimpression (erreur de livraison).Le motif aide le service reprographie à prioriser.
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   Bloc Exemplaires : le tableau liste les classes de la formation, regroupées par ensemble de classes. Cochez une ligne par classe concernée.
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   Pour chaque ligne, le nombre d'étudiants est rappelé automatiquement. Saisissez le % supplémentaire (5 par défaut) : le total vaut le nombre d'étudiants augmenté de ce pourcentage, arrondi.
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   Vérifiez les totaux (Exemplaires total et Nombre de pages), puis cliquez sur Enregistrer. La demande est créée, visible côté service reprographie, au statut En attente tant que rien n'est imprimé.

Le statut de la demande se déduit de l'avancement de l'impression et de l'expédition. Demandeur et service reprographie partagent la même vue. Elle se trouve dans Reprographie › Liste des documents, avec trois onglets : Impressions demandées, Documents non programmés et Impressions terminées. La colonne Exemplaires affiche demandés / imprimés / livrés. Ouvrez une demande pour accéder à ses onglets Informations, Suivi des impressions et Suivi des expéditions.

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   En attente : rien n'est encore imprimé. Les consignes restent modifiables et la demande peut encore être supprimée.
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   Impression : le service clique, pour chaque classe, sur Marquer comme imprimé (Annuler l'impression pour revenir en arrière) au fil de la production ; la demande passe En cours.⚠ Dès qu'une classe est imprimée, les consignes passent en lecture seule : pour changer les consignes ou le document, il faut défaire les impressions concernées, sinon refaire une demande (motif réimpression).
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   Expédition : dans l'onglet Suivi des expéditions, le service clique sur Nouvelle expédition : date, Destination (un centre du campus ou « Sur place »), nombre de cartons et nombre d'enveloppes (obligatoires), classes concernées. Imprimer étiquette produit l'étiquette de l'expédition ; les classes concernées passent Expédié.
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   Terminée : quand tout est imprimé et expédié, la demande passe Terminée automatiquement. Elle quitte alors Impressions demandées pour Impressions terminées et ne peut plus être supprimée.L'historique reste consultable depuis le document, volet Demandes d'impression.