Suivi des paiements
Encaisser les règlements, les rattacher à leur échéance et suivre leur statut par société — dans l'écran Échéancier général, côté Finance.
Le paiement matérialise le règlement d'une échéance dans Neil. Six moyens de paiement sont acceptés : prélèvement, chèque, virement, carte bancaire, carte bancaire en ligne, espèces.
La relation est 1 paiement = 1 échéance : chaque règlement est rattaché à un payeur identifié et à une échéance précise, puis son statut passe d'À venir à Encaissé à la réception des fonds (ou bascule en Impayé).
Chaque échéance est soldée par un paiement dédié. Comme chaque formule est portée par une société émettrice, le règlement remonte directement dans la comptabilité consolidée de la société concernée — sans opération manuelle de répartition. Quand un étudiant a plusieurs échéances sur des formules portées par des sociétés différentes, autant de paiements distincts sont enregistrés : chaque société ne voit remonter que les montants qui lui reviennent. Dans l'écran Échéancier général, la colonne et le filtre Société permettent de les retrouver.
Le cycle normal va d'À venir à Encaissé, par l'action « Marquer comme encaissé ». Une fois encaissé, le paiement est verrouillé : toute correction passe par un avoir ou par une déclaration d'impayé.
À venir
Le paiement est enregistré dans Neil et rattaché à son échéance, mais les fonds ne sont pas encore reçus. Il reste modifiable ou supprimable. Visible sur l'échéancier de l'étudiant et sur l'échéancier général.
Encaissé
Le chèque est déposé, le virement reçu, la CB débitée : l'utilisateur marque le paiement comme encaissé. L'échéance est soldée et le paiement est verrouillé.
Impayé
Le chèque revient impayé, le prélèvement est rejeté : le paiement encaissé est déclaré comme impayé et le montant redevient dû. L'impayé peut ensuite être régularisé (conservé, mais plus comptabilisé) ou annulé.
Une vue unique regroupe l'ensemble des paiements, toutes sociétés confondues, et évite la navigation fiche par fiche. Un filtre par société isole en un clic le portefeuille de chaque entité, et les actions disponibles dépendent du statut du paiement.
Marquer comme encaissé
Les fonds sont arrivés : le statut passe en Encaissé et l'échéance est soldée.
Modifier
Corriger le paiement (montant, date, moyen de paiement) en cas d'erreur de saisie, tant que les fonds ne sont pas reçus.
Supprimer
Annulation pure et simple, possible tant que le paiement n'est pas encaissé. L'échéance redevient entièrement due.
Déclarer comme impayé
Le chèque revient impayé, le prélèvement est rejeté ou la CB refusée : le paiement passe en Impayé et le montant redevient dû.
Informations
Consulter le détail du paiement : payeur, échéance, moyen, date d'encaissement.
Annuler l'impayé
Revenir en arrière : le paiement retrouve son statut Encaissé.
Régulariser l'impayé
Le paiement passe en Impayé régularisé : conservé dans l'historique, mais plus comptabilisé.
Informations
Consulter le détail du paiement et de l'impayé : auteur et date de la déclaration.
En tête de l'écran Échéancier général, Neil affiche un tableau de bord financier qui agrège toutes les échéances de la période et de l'année scolaire filtrées. Quatre compteurs donnent l'état des sommes sur la période : ce qui reste à encaisser, ce qui a été encaissé, ce qui est resté impayé et ce qui a été remboursé.
Zoom sur le compteur « Remboursé »
Le compteur additionne toutes les sommes rendues aux familles sur la période et l'année scolaire filtrées. Trois cas de figure courants :
- Annulation d'inscription — restitution partielle ou totale des sommes déjà payées
- Trop-perçu — erreur d'encaissement, double règlement, doublon à corriger
- Ajustement commercial — geste exceptionnel après la facturation
Chaque remboursement laisse une trace comptable inverse de l'encaissement initial : l'historique reste auditable, rien n'est effacé.
Date d'encaissement vs date de saisie
Ce sont deux dates différentes. La date d'encaissement est celle du règlement réel (date du chèque, du virement) et conditionne l'imputation comptable. Ne pas confondre avec la date de saisie dans Neil.
Un paiement par échéance, même en lot
Quand le payeur règle plusieurs échéances en un seul virement, encaisser chaque échéance séparément dans Neil. Chaque paiement remonte ensuite vers la société émettrice de sa formule.
Paiement encaissé = paiement verrouillé
Une fois passé en Encaissé, le paiement ne se modifie plus et ne se supprime plus. Toute correction postérieure passe par un avoir ou par l'action « Déclarer comme impayé », jamais par modification directe.
Un payeur identifié
Tout paiement est rattaché à un payeur (étudiant ou parent). Jamais de paiement orphelin.
Une échéance = un paiement
Chaque échéance est soldée par un paiement dédié, qui remonte vers la société émettrice de sa formule.
Encaissé = verrouillé
Un paiement encaissé ne se modifie plus : on corrige par un avoir ou par une déclaration d'impayé.
Un payeur règle 1 200 € par virement pour les scolarités de deux étudiants de sa famille (deux échéances de 600 € chacune, sur deux formules portées par deux sociétés différentes). Comment encaisser ce règlement ?
