Gestion des remises
Remises de paiement : regrouper les paiements en attente par société, période et moyen pour les soumettre à la banque en bloc — chèques, virements, prélèvements SEPA.
Une remise regroupe plusieurs paiements en attente à soumettre à la banque en bloc. Trois critères la définissent : une société émettrice, une période et un moyen de paiement.
L'objectif : industrialiser l'encaissement. Plutôt que de traiter chaque paiement isolément, la comptabilité constitue des lots, les dépose à la banque (bordereau Excel ou fichier électronique), puis bascule le lot en encaissé quand les fonds sont confirmés.
Sans remise, chaque paiement serait traité individuellement. La remise mutualise l'encaissement pour des dizaines, parfois des centaines de paiements à la fois. Chaque remise est homogène par construction : une seule société émettrice, une seule période, un seul moyen de paiement. C'est ce qui permet à la banque de traiter le lot d'un coup et à la comptabilité de n'enregistrer qu'une seule opération d'encaissement pour des dizaines de paiements. Hors prélèvements, Neil produit un bordereau Excel (XLSX) pour le dépôt bancaire ; pour les prélèvements, le format est obligatoirement le XML SEPA.
Chèques
Tous les chèques reçus sur une période sont groupés dans un bordereau de remise de chèques déposé au guichet ou via le scanner de la banque.
Prélèvements
Neil génère automatiquement un fichier XML conforme à la norme européenne SEPA, téléversé vers le portail bancaire pour prélèvement de masse.
Virements
Référencement des virements initiés par l'étudiant ou le parent et arrivés sur le compte de l'école, rattachés aux échéances correspondantes. Les seuls virements émis par l'école sont des remboursements.
Espèces / CB
Lot des paiements en espèces ou par carte bancaire encaissés sur la période, déposé sur le compte avec un bordereau récapitulatif Excel.
L'écran Finance › Remises regroupe toutes les remises bancaires, en attente de dépôt comme déjà passées en banque. Il sert à la fois de pilotage (indicateurs par moyen, filtre par période) et de poste opérationnel : compteurs en tête, remises détaillées en dessous, chacune avec un menu d'actions — télécharger le fichier (XLS, ou XML pour les prélèvements), « Marquer comme en banque » (ou « Annuler la mise en banque »), consulter ses informations, ou la supprimer.
| Date | Période | Établissement | École | Créée par | Statut | Moyen | Nombre de lignes | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 11/05/2026 | 01/04 → 31/05/2026 | Étab. A | École A | Utilisateur A | En attente de dépôt | Prélèvement | 18 | 7 027,60 € |
Pour les prélèvements, Neil produit un fichier XML conforme à la réglementation européenne SEPA (Single Euro Payments Area, norme ISO 20022 / pain.008). Ce fichier permet d'ordonner des prélèvements en masse auprès de la banque, en un seul dépôt. Il contient l'IBAN du débiteur (payeur), l'IBAN du créancier (société) avec son ICS, le montant, la date d'exécution et la référence du mandat de prélèvement signé au préalable par le payeur : pas de saisie manuelle dans le portail bancaire, pas de risque d'erreur de transcription. Pour les autres moyens (chèques, virements reçus, espèces…), la remise produit à la place un bordereau Excel (XLSX).
Vérifier l'ICS et l'IBAN de la société en amont
Une remise de prélèvement SEPA ne peut être créée que si l'ICS et un IBAN actif sont renseignés sur la société créancière. Sans eux, l'option Prélèvement reste indisponible à la création de la remise. Vérifier en amont.
Une remise = société + période + moyen
Une remise est définie par trois critères : une société émettrice, une période et un moyen de paiement. On ne mélange jamais deux sociétés, deux périodes ou deux moyens dans le même lot. Chaque combinaison produit son propre bordereau Excel ou fichier XML.
Encaissement effectif vs remise soumise
La remise soumise à la banque ne signifie pas paiements encaissés. Il faut attendre la confirmation bancaire (qui peut échouer : chèque sans provision, prélèvement rejeté) pour basculer le statut. Un délai d'une à trois semaines peut s'écouler.
Société + période + moyen
Les trois critères qui définissent une remise. Pas de mélange : une combinaison égale un lot.
XML SEPA ou XLSX
Prélèvements : fichier XML conforme à la norme européenne. Autres moyens : bordereau Excel exploitable directement.
Statut groupé
Quand la remise est marquée en banque, tous les paiements inclus basculent en Encaissé d'un coup.
L'école compte 80 prélèvements de scolarité à exécuter le 5 du mois. Comment soumettre l'ensemble à la banque ?
