Types de documents : qualifier et contrôler vos fichiers
Chaque document uploadé dans Neil est typé. Ce type détermine les formats acceptés et les droits d'accès — pas l'endroit où le fichier est rangé.
Dans Neil, un document n'est jamais déposé dans un espace générique. Il est uploadé dans l'un des 2 points d'upload selon sa nature : modules d'enseignement ou ressources partagées.
Au moment de l'import, un type de document est sélectionné. Il qualifie le fichier, contrôle les formats autorisés et permet d'appliquer un système de classement spécifique via les classeurs.
Ressources partagées
Espace de stockage collaboratif mis à disposition pour chaque service : secrétariat, pédagogie, commercial, comptabilité et ressources humaines.
Modules d'enseignement
Documents spécifiques à des modules pédagogiques. Ils peuvent être internes (préparatoires) ou destinés aux étudiants.
Tous les documents Neil entrent dans le système par l'un de deux points d'upload. Les ressources partagées sont des espaces de stockage transversaux par service : secrétariat, pédagogie, commercial, comptabilité, RH. Pratique pour les supports réutilisés entre plusieurs formations ou destinés à un usage administratif.
Les modules d'enseignement portent leurs propres documents, spécifiques à un cours précis. Selon le type choisi, ils sont accessibles aux étudiants (supports de cours, fiches métho) ou réservés à l'équipe pédagogique (sujets, corrigés, grilles).
Quel que soit le point d'upload, c'est le type de document qui détermine la suite : nature (étudiant ou préparatoire), formats acceptés, droits d'accès par rôle, format de diffusion. Le type est configuré en amont et appliqué au moment du dépôt.
Document
Fichier uploadé dans Neil
Type de Document
Qualifie le fichier et détermine ses règles
Classeurs
Catégorisation propre à l'organisation de l'école.
Étiquettes
Valeur concrète qui décrit le document au format imposé par le classeur.
Formats autorisés
Formats de fichiers acceptés pour ce type de document (MP4, PDF, DOCX, JPG, etc.).
En haut, les 2 points d'upload déterminent où le document est déposé : dans les Ressources partagées (par service) ou dans les Modules d'enseignement (liés à une formation).
Au centre, le type de document qualifie ce qu'est le fichier. Il contrôle les formats autorisés et définit quels classeurs s'appliquent. C'est le pivot qui relie la nature du fichier à son système de classement.
En dessous, les Classeurs sont des catégories propres à chaque type (Auteur, Date de publication, Entreprise…). Chaque type possède ses propres classeurs — un support de cours et une convention de stage ne se classent pas de la même façon.
Enfin, les Étiquettes sont les valeurs concrètes choisies lors de l'upload (ex : Auteur → « Enseignant A »). Elles permettent ensuite de filtrer et retrouver les documents sans connaître leur nom.
Formats trop restrictifs = imports bloqués
Si un type de document n'autorise que le PDF, tout fichier JPG ou PNG sera refusé à l'import. Anticiper les formats réels que les utilisateurs déposeront avant de verrouiller les formats autorisés.
Classeurs non appliqués = documents introuvables
Un document uploadé sans classeurs cohérents risque de se perdre au milieu des autres. Sans catégorisation, il devient difficile à retrouver et à filtrer — surtout quand le volume de documents augmente.
Type ≠ emplacement
Le Type ne détermine pas où le fichier est rangé — c'est le point d'upload qui le fait. Confondre les deux mène à des documents correctement typés mais déposés au mauvais endroit.
Soigner la configuration initiale
Types et formats autorisés sont librement personnalisables. Les choix faits au départ structurent le compte sur la durée — prévoir large dès la mise en place.
Déposer dans le bon contexte
Ressources partagées ou modules d'enseignement : c'est l'utilisateur qui choisit le point d'upload selon la nature du document.
Une nature, pas un dossier
Le type de document décrit la nature du fichier et contrôle les formats acceptés. Il ne détermine pas où le fichier est rangé.
