Types de documents : restrictions et options
Comment les classeurs organisent vos ressources partagées — et comment la restriction par type de document filtre l'accès, utilisateur par utilisateur.
Neil propose 2 points de dépôt (ressources partagées et modules d'enseignement) et s'appuie sur le type de document pour qualifier chaque fichier. Deux mécaniques complémentaires viennent enrichir ce socle : les classeurs et étiquettes pour organiser la navigation, et la restriction par type de document pour contrôler finement qui voit quoi.
La clé, c'est la combinaison : un classeur structure l'espace, la restriction par type filtre les documents visibles. Ensemble, ces deux outils transforment les ressources partagées pédagogiques en un espace à la fois riche et maîtrisé.
Pour chaque type de document, l'administrateur définit quelles actions sont autorisées pour chaque rôle. Ce mécanisme crée un filtre silencieux : un utilisateur ne voit que les types auxquels son rôle lui donne accès.
Type de document
Définit les règles d'accès par rôle
Ce type n'apparaît pas dans l'interface
Chaque type de document peut être associé à un ou plusieurs rôles. Pour chaque combinaison type/rôle, l'administrateur définit les actions autorisées : voir, uploader, supprimer, télécharger, partager, imprimer, renommer, déplacer, etc.
Un rôle qui n'a aucun accès à un type de document ne voit tout simplement pas les fichiers de ce type. Ils n'apparaissent ni dans les listes, ni dans les recherches, ni dans les filtres. C'est un filtre silencieux.
Ce mécanisme permet de cloisonner les documents entre services sans dupliquer les espaces de stockage. Tous les fichiers cohabitent dans les mêmes Ressources partagées, mais chaque utilisateur n'accède qu'aux types que son rôle autorise.
La restriction se configure au niveau du droit d'accès (rôle), pas du document lui-même. Modifier les permissions d'un rôle impacte immédiatement tous les utilisateurs qui le portent.
Chaque type de document dispose de 4 options qui contrôlent le comportement des fichiers uploadés sous ce type.
Active la prévisualisation du fichier directement dans Neil, sans téléchargement.
Autorise les utilisateurs à générer une iFrame de ce document pour l'afficher sur une plateforme tierce.
Rattache automatiquement le document à l'année scolaire en cours lors de l'upload.
Autorise la demande d'impression au service reprographie.
Définit dans quels espaces ce type de document peut être uploadé :
Restreint les formats de fichiers acceptés lors de l'upload :
Chaque type de document dispose de quatre options qui contrôlent le comportement des fichiers uploadés sous ce type. Ces options se cumulent avec les restrictions par rôle et complètent la gouvernance des documents.
La visualisation en ligne permet de prévisualiser le fichier dans Neil sans le télécharger : pratique pour les PDF, images et vidéos, qui sont consultés plus souvent qu'ils ne sont enregistrés. Le partage externe autorise (ou non) la génération d'un lien public pour partager hors Neil.
L'impression active le bouton de demande de reprographie depuis le document. Le cycle année scolaire isole les documents par année : un document uploadé en 2024-2025 ne contamine pas les listes de l'année suivante. Chaque option est activable indépendamment des autres : une combinaison fine permet de modéliser des politiques très précises.
Restriction = filtre silencieux
Si un rôle n'a pas accès à un type de document, les fichiers de ce type n'apparaissent nulle part dans son interface. L'utilisateur ne sait pas ce qui est masqué.
Le type seul ne suffit pas à masquer un fichier
Même si le type de document est autorisé pour un rôle, les paramètres d'accessibilité de chaque document doivent être compatibles avec les restrictions de l'utilisateur. Un type visible avec un document mal configuré peut rester inaccessible — ou inversement.
Bibliothèque non cochée = type introuvable à l'upload
Si un type de document n'est pas associé à une bibliothèque, il n'apparaît pas dans la liste lors de l'upload dans cet espace. Vérifier les bibliothèques associées si un type semble manquant.
Configurer les restrictions avant de déployer
Définir les actions autorisées par rôle pour chaque type avant que les utilisateurs ne commencent à uploader. Un type sans restriction est visible par tous.
Associer les bibliothèques
Un type de document n'apparaît à l'upload que dans les bibliothèques auxquelles il est associé. Vérifier ce paramètre si un type semble absent.
Tester les options sur un type pilote
Créer un type de test pour valider les combinaisons (visualisation + partage + impression) avant de l'appliquer à des documents en production.
