Ressources Partagées
Le Drive intégré de votre école — cinq espaces de stockage partagés, qualifiés et pilotés par les droits.
Les Ressources Partagées sont des espaces de stockage communs dans Neil, non rattachés à un objet unique. On y dépose des documents pour les rendre disponibles à une audience définie — à la manière d'un Drive, mais intégré au workflow métier de l'école.
Chaque document déposé est qualifié : il reçoit un type de document, des classeurs, et un périmètre d'accessibilité (école, campus, niveau, matière, année scolaire, société). C'est cette qualification qui conditionne à la fois la recherche (filtrage croisé) et la visibilité (qui voit quoi) — là où un Drive classique ne fait que stocker des fichiers dans des dossiers.
Chaque espace est un drive indépendant et cloisonné. Les documents d'un espace ne sont pas visibles depuis un autre. Seul l'espace pédagogique permet de référencer ses documents depuis les modules d'enseignement.
Upload
Déposer un ou plusieurs documents dans un espace. L'upload multiple permet de gagner du temps. Chaque fichier est associé à un type de document et qualifié par des classeurs et matières.
Recherche et filtrage
Barre de recherche textuelle combinée aux filtres : année scolaire, type de document, classeurs, matières, niveaux. Le filtrage croisé permet de retrouver rapidement un document.
Corbeille
Un document supprimé est envoyé en corbeille. Un administrateur peut le restaurer tant qu'il n'a pas été supprimé définitivement.
Consultation en ligne
Téléchargement direct et sécurisé. Streaming automatique pour les vidéos et audios. Affichage des PDF en ligne sans téléchargement.
Ces fonctionnalités sont communes à tous les espaces. Chaque document uploadé est immédiatement consultable, filtrable et qualifié. Le panneau latéral regroupe toutes les informations et actions disponibles sur un document sélectionné.
Chaque document dispose d'un périmètre d'accessibilité qui détermine quels utilisateurs peuvent le voir. Ce périmètre repose sur cinq axes :
L'utilisateur B a le bon périmètre sur 3 axes, mais son niveau ne correspond pas : le document est invisible pour lui. L'utilisateur C est sur une autre école : même s'il a le bon niveau et la bonne matière, le document n'existe pas dans son espace.
Ce comportement est silencieux : aucun message d'erreur, aucune indication qu'un document est hors périmètre. L'utilisateur ne sait pas que le document existe.
Chaque document uploadé est qualifié par des classeurs. Le panneau latéral affiche les classeurs rattachés au type de document, avec leurs étiquettes :
Les classeurs sont configurés en amont par l'administrateur et rattachés aux types de documents. À l'upload, l'utilisateur renseigne les étiquettes de chaque classeur.
Les étiquettes apparaissent ensuite comme filtres dans la barre de recherche. Combiner plusieurs classeurs permet un filtrage croisé qui affine considérablement les résultats.
Choisir le bon espace dès l'upload
Un document pédagogique uploadé dans l'espace Secrétariat ne sera pas visible aux enseignants et ne pourra pas être référencé depuis un module. Il n'y a pas de déplacement natif entre espaces.
L'accessibilité est silencieuse
Un document hors périmètre est totalement invisible pour l'utilisateur concerné. Vérifier systématiquement les axes d'accessibilité lors de l'upload.
Qualifier systématiquement chaque document
Un document sans type de document ni classeur sera difficilement retrouvable. La qualification conditionne les droits d'accès et la recherche.
5 espaces cloisonnés
Pédagogique, secrétariat, comptabilité, RH, admission. Chaque espace est masqué aux utilisateurs non autorisés.
Accessibilité = qui voit quoi
École, campus, niveau, matière, année scolaire, société. Tous les axes doivent correspondre pour qu'un document soit visible.
Qualifier dès l'upload
Type de document, classeurs, matière, accessibilité : plus un document est qualifié, plus il est retrouvable et visible par les bonnes personnes.
