Ressources Partagées
Le Drive intégré de votre école — la fonctionnalité références, bibliothèque source unique pour vos formations.
Les références sont une fonctionnalité exclusive aux ressources partagées pédagogiques. Elles permettent de lier un document source à un ou plusieurs modules de formation, sans dupliquer le fichier.
Modifier la source met à jour tous les modules simultanément. C'est la bonne pratique pour gérer les contenus transversaux à l'échelle.
Upload dans les ressources partagées pédagogiques
Le document est qualifié (type de document, classeur, matière) et devient la source de référence.
Référencement depuis un module de formation
Depuis une formation accessible, l’enseignant ouvre le module concerné puis ses documents (formation › module › documents). Il choisit « Importer depuis les ressources partagées ». Une référence (lien) est créée — pas une copie.
La diffusion est contrôlée par le module
Visibilité étudiants : selon les paramètres du module, pas du document source. La source peut être mise à jour indépendamment de la diffusion.
⚠ Reconduction — Chaque document source est cadré par une plage d’années scolaires. La duplication d’une formation reconduit les modules mais pas les documents. Pour réintégrer les contenus dans la formation reconduite, deux options : élargir la plage d’années du document source, ou ré-importer via un modèle pédagogique.
Mise à jour centralisée
On ajoute une version au document source (« Ajouter une version »). Tous les modules qui y font référence voient immédiatement la nouvelle version — aucune action dans chaque module.
Une référence n'est pas une copie : c'est un pointeur vers un document source unique stocké dans les ressources partagées. Plusieurs formations peuvent référencer le même document sans qu'il n'y ait jamais de duplication physique du fichier.
Le mécanisme suit quatre étapes : upload du document source dans les ressources partagées (1), intégration de la référence dans un module (2), affichage automatique aux étudiants (3), et mise à jour centralisée qui se propage instantanément à toutes les formations qui pointent vers la source (4).
Le bénéfice est double : aucun travail répété (un seul upload, plusieurs usages) et cohérence garantie (la mise à jour est unique). Les modèles pédagogiques exploitent ce mécanisme pour préconfigurer des arborescences réutilisables : les références sont héritées par renvoi lors de chaque import.
Sans références
Avec références
Sans références, chaque formation possède sa propre copie du fichier. Mettre à jour un document oblige à répéter l'opération dans chaque formation, avec le risque d'oublier une version.
Avec les références, le document est stocké une seule fois dans les ressources partagées. Les formations pointent vers cette source unique. Une mise à jour se propage instantanément partout.
Contrairement à un drive classique où l'on donne accès à des dossiers, Neil gère les droits par l'organisation en amont. L'administrateur configure les rôles et les restrictions une seule fois — chaque utilisateur voit automatiquement les documents qui le concernent, sans manipulation individuelle.
Drive classique
✗ Accès par dossier : on partage manuellement chaque dossier à chaque utilisateur
✗ Gestion individuelle : chaque nouvel utilisateur nécessite une action
✗ Risque d'erreur : oubli de partage, accès trop large
Neil — ressources partagées
✓ Accès par rôle : l'administrateur configure une fois, tous les utilisateurs du rôle héritent
✓ Automatique : un nouvel utilisateur voit immédiatement les documents de son périmètre
✓ Sécurité : restrictions silencieuses, pas de fuite par oubli de configuration
L'accès à un document passe par une cascade de 3 filtres, tous configurés en amont :
Cette approche rend l'expérience fluide pour l'utilisateur : il ne voit que ce qui le concerne, sans dossiers à parcourir ni permissions à demander. Il ne sait même pas que d'autres documents existent.
Côté administration, la sécurité est accrue : les droits sont configurés une fois au niveau du rôle. Chaque nouvel utilisateur hérite automatiquement du bon périmètre. Aucun risque de partage oublié ou de dossier accessible par erreur.
Supprimer la source casse toutes les références
Si un document source est supprimé des ressources partagées pédagogiques, tous les modules qui y faisaient référence affichent un lien brisé. Vérifier les usages avant toute suppression.
Références ≠ bibliothèque pédagogique
Les références lient un document à un module. La bibliothèque pédagogique importe des templates de modules entiers. Ce sont deux mécanismes complémentaires.
Un lien, pas une copie
Modifier la source modifie tous les liens. Force : mise à jour centralisée. Risque : une erreur se propage partout.
Diffusion = module, pas source
La source est le contenu. La visibilité étudiants dépend des paramètres du module qui référence le document.
Référencer les contenus transversaux
Règlements, chartes, supports communs : toujours stocker dans les ressources partagées pédagogiques et référencer. Jamais dupliquer.
