Ressources Partagées
Cycle de vie d'un document : versioning, traitement, diffusion externe et traçabilité.
Au-delà du stockage, chaque document déposé dans les ressources partagées dispose de fonctionnalités pour gérer son cycle de vie. Le versioning évite la duplication, le traitement automatique rend le document consultable en ligne, la diffusion externe via iframe permet un partage contrôlé, et le journal d'activités assure la traçabilité complète.
Ces fonctionnalités sont accessibles depuis le panneau latéral qui apparaît lorsqu'un document est sélectionné.
Remplacement sans duplication
Lorsqu'un document est mis à jour, la nouvelle version remplace l'ancienne. L'ancien fichier est conservé automatiquement dans l'historique.
Historique des versions
Chaque version est identifiée (V1, V2…) avec l'auteur et la date du remplacement. L'historique est consultable à tout moment.
Retour arrière
Restaurer une version antérieure à tout moment. Les références depuis les modules d'enseignement pointent toujours vers la version la plus récente.
Le versioning évite la duplication de fichiers. Plutôt que de supprimer puis re-uploader un document (ce qui casse les références et perd l'historique), le remplacement de version conserve toute la traçabilité et les liens existants.
À l'upload, Neil traite automatiquement le document pour le rendre consultable en ligne :
Documents
Génération d'un aperçu et visualisation en ligne (PDF, images)
Vidéos
Encodage pour lecture navigateur optimisée, sans téléchargement obligatoire
Audio / Vidéo
Transcription textuelle à la demande (« Générer une transcription »), selon le format du fichier
Le traitement est automatique et son statut est visible dans le panneau latéral : prêt pour la diffusion ou en cours de traitement. Il est possible de relancer un traitement si nécessaire.
Pour optimiser l'espace de stockage, il est possible d'interdire la diffusion en streaming dans la configuration des types de documents. Les fichiers concernés ne seront alors disponibles qu'en téléchargement.
Neil permet de diffuser un document à l'extérieur de l'établissement via une iframe intégrable dans des systèmes tiers (site web, intranet, LMS externe).
Iframe intégrable
Le document est intégré dans une page externe via une iframe. Pas besoin de télécharger ni de se connecter à Neil.
Contrôlé par le type de document
Deux conditions : le type de document doit autoriser le partage externe, et l'utilisateur doit disposer du droit de diffusion dans son rôle. Si l'une des deux conditions manque, l'iframe ne peut pas être générée.
Consultation sans compte
Les utilisateurs externes consultent le document directement dans l'iframe, sans créer de compte Neil ni s'authentifier.
L'iframe permet d'intégrer un document Neil dans n'importe quel système tiers sans que les utilisateurs externes aient besoin d'un compte Neil. Le contenu est consultable directement dans la page hôte.
Chaque espace de ressources partagées dispose d'un onglet Journal d'activités qui trace toutes les actions effectuées sur les documents. Le journal est filtrable par action, utilisateur et document.
Le journal trace chaque action avec la date, le type d'action, l'utilisateur et le document concerné. Les actions tracées incluent : partage externe, modification d'accessibilité, ajout de version, mise à la corbeille, restauration.
C'est la source de vérité en cas de litige ou d'audit. On y retrouve qui a fait quoi, quand, et sur quel document.
Versionner plutôt que re-uploader
Supprimer puis re-uploader un document casse les références existantes vers les modules d'enseignement et perd l'historique de versions.
Le partage externe est sans authentification
Le lien généré est accessible par quiconque le possède. Toujours configurer une date d'expiration et réserver aux documents non confidentiels.
Attention au changement d'année scolaire
Chaque document est rattaché à une année scolaire. Quand l'année scolaire par défaut change, les documents de l'année précédente disparaissent de la vue par défaut. Vérifier l'année scolaire dans les filtres si des documents semblent manquer.
Versionner, jamais dupliquer
Toujours utiliser le versioning pour mettre à jour. Les références et l'historique sont préservés automatiquement.
Diffusion externe = date d'expiration
Tout lien de partage externe doit avoir une date de fin. Le type de document contrôle si le partage est autorisé.
Le journal est la source de vérité
Consultation, téléchargement, modification, suppression : tout est tracé avec horodatage et auteur.
