Inscription à une Formule
Comprendre les impacts, le parcours et le contenu d’une inscription dans Neil.
Dans Neil, inscrire un étudiant à une formule active simultanément les trois dimensions de son parcours : admission, comptable et pédagogique. Un seul acte d’inscription, trois volets synchronisés — c’est ce qui rend l’outil performant et garantit la cohérence du dossier étudiant.
L’inscription est l’objet pivot de Neil. Elle relie simultanément trois volets : chaque action sur l’inscription impacte un ou plusieurs de ces volets.
Point d’entrée de l’inscription : rattachement à l’école, choix de la formule, étape d’inscription. Détermine le tarif applicable, les conditions contractuelles et génère le chiffre d’affaires de l’établissement.
Rattache l’étudiant aux formations et classes de la formation. Sans ce volet, l’étudiant est inscrit côté admission mais invisible dans les emplois du temps, relevés d’absences et relevés de notes.
Traduit l’inscription en flux financiers : réductions, échéancier, facturation et suivi des encaissements. Traçabilité de bout en bout.
L’inscription est l’objet pivot qui relie simultanément trois volets : l’admission (formule, étape, tarif), la comptabilité (échéancier, factures, encaissements) et la pédagogie (formations, classes). Chaque action sur l’inscription se répercute sur un ou plusieurs de ces volets : comprendre cette structure à trois branches est indispensable pour anticiper les effets d’une création, d’une modification ou d’une annulation.
Une fois l’inscription active, chaque modification touche un ou plusieurs volets. Voici l’ensemble des opérations possibles.
Transfert de formule 3 volets
Déplace l’étudiant vers une autre formule. Touche les 3 volets : ancienne marquée transférée, avoir généré en option, nouvelle inscription créée.
Annulation réversible
Désactive l’inscription. Peut être reprise via « Reprendre l’inscription ».
Désinscription irréversible
Suppression complète de l’inscription. L’étudiant n’apparaît plus dans la formule.
Modifier l’échéancier
Ajouter, modifier ou supprimer des échéances de paiement sur l’inscription.
Réductions
Appliquer ou retirer une réduction (fixe ou personnalisée) sur le montant de l’inscription.
Facturation & Avoir
Créer et enregistrer une facture. Émettre un avoir pour compenser une annulation ou un trop-perçu.
Impayé & Régularisation
Marquer une échéance en échec puis la régulariser. Déclenche les alertes de suivi.
Suivi des paiements
Marquer une échéance payée ou en attente.
Sélectionner les formations optionnelles
Choisir les formations des ensembles ouverts au choix (options, spécialisations) pour l'étudiant.
Attribution aux classes
Affecter l’étudiant à un ou plusieurs ensembles de classes et classes au sein de ses formations.
Une fois l’inscription créée, elle vit au rythme des événements : changement de formule, ajustement tarifaire, ajout de classes, gestion d’impayés… Chaque opération s’exerce dans le volet qui la concerne et porte un statut explicite : réversible (annulation, suivi des paiements) ou irréversible (désinscription, transfert de formule). Certaines opérations comme le transfert touchent les trois volets à la fois : identifier le bon point d’entrée évite de produire des incohérences difficiles à corriger ensuite.
Détail des données portées par chaque étape du parcours, regroupées par volet.
Affectation de l’école
AdmissionChoix des formules
AdmissionÉtape d’inscription
AdmissionRéductions
ComptabilitéÉchéancier
ComptabilitéFacturation
ComptabilitéFormations & Classes
PédagogieLa création d’une inscription suit un parcours guidé en sept étapes, structuré autour des trois volets : admission d’abord (école, formule, étape d’inscription), puis comptabilité (réductions, échéancier, facturation), enfin pédagogie (formations et classes). Tout se passe dans la boîte de dialogue « Nouvelle inscription » ouverte depuis la fiche étudiant, et l’ensemble est validé en une seule passe. Suivre cet ordre garantit que les trois volets sont cohérents dès la création.
Un étudiant déjà inscrit à une étape antérieure (candidature, pré-inscription) peut poursuivre son parcours en avançant vers une étape suivante. L'inscription existante est alors enrichie des conditions financières spécifiques à l'étape sélectionnée (frais, acompte, pièces demandées).
Frais de dossier : 50 €
Acompte : 300 €
Solde + échéancier
Depuis la fiche de l'étudiant, la scolarité sélectionne l'étape cible (immédiatement suivante ou plus loin dans le parcours) et valide la poursuite.
Les frais, acompte et pièces configurés sur la nouvelle étape s'ajoutent à l'inscription existante. Le solde et l'échéancier sont mis à jour en conséquence.
Un étudiant déjà présent à une étape antérieure (candidature, pré-inscription) avance vers la suite sans qu’une nouvelle inscription ne soit créée : la même inscription est enrichie des conditions de l’étape cible (frais, acompte, pièces demandées). L’historique des versements antérieurs est conservé et l’échéancier est mis à jour automatiquement. Cette mécanique évite les doublons et garantit la continuité comptable du dossier.
Vérifier les 3 volets avant de valider
Une inscription incomplète sur un volet (ex : facture non publiée, classe non affectée) génère des incohérences. Suivre la chaîne Admission → Comptabilité → Pédagogie dans cet ordre.
Le transfert n’est pas une modification d’inscription
Modifier directement la formation rattachée sur l’inscription n’a pas le même effet qu’un transfert de formule. Le transfert est une opération dédiée qui gère proprement les 3 volets.
Une annulation peut nécessiter un avoir
Si le montant déjà facturé dépasse le montant dû définitif, l’écran Facturation affiche « Avoir à réaliser » tant que l’avoir n’est pas créé. Une fois l’avoir enregistré, la facturation revient à l’équilibre (« Facturation à jour »).
Toujours suivre l’ordre des volets
Admission d’abord, puis comptabilité, puis pédagogie. Neil ne bloque pas si un volet est incomplet et n’affiche aucun avertissement : c’est à l’utilisateur de s’assurer que la chaîne est complète.
Facturer avant de modifier
Toute modification de montant (réduction, frais) après publication d’une facture nécessite un avoir préalable pour maintenir l’équilibre comptable.
Désinscription = irréversible
Contrairement à l’annulation, la désinscription supprime définitivement le dossier. Privilégier l’annulation tant que possible.
