Un étudiant peut quitter une formule pour trois raisons différentes : une erreur de saisie immédiate, un abandon (du processus d'inscription ou en cours d'année) ou un changement d'avis vers une autre formule.
Neil distingue trois opérations selon l'état du dossier : Supprimer, Annuler et Transférer. Choisir la bonne dépend de ce qui a déjà été encaissé ou facturé.
Trois opérations, trois conditions
Suppression
Cas : erreur de saisie immédiate
Condition : aucun paiement encaissé et aucune facture émise (numérotée).
Annulation
Cas : abandon en cours d'année ou pendant le processus d'inscription
Condition : possible dès qu'une facture est enregistrée ou qu'un paiement est encaissé ou impayé (sinon, seule la suppression est proposée). Historique préservé, avoir émis si besoin.
Transfert
Cas : changement d'avis vers une autre formule
Condition : uniquement entre formules de la même société et du même établissement.
1Suppression d'une inscription
La suppression est réservée aux erreurs de saisie. Elle efface complètement l'inscription, sans trace. Neil la bloque dès qu'un paiement ou une facture existe.
Suppression possible
Aucun paiement encaissé • aucune facture émise (numérotée). Les brouillons de facture peuvent exister mais sont supprimés avec l'inscription.
Suppression bloquée
Dès qu'une échéance a été marquée encaissée ou qu'une facture est enregistrée (numéro attribué) : utiliser l'annulation à la place.
Conséquence : une inscription supprimée disparaît définitivement. Aucun historique, aucun restore possible. Réserver à la correction de doublons ou de saisies incorrectes immédiates.
2Annulation d'une inscription
L'annulation couvre deux situations : l'abandon pendant le processus d'inscription (avant rentrée, recalé, désistement) et l'abandon en cours d'année. Dans les deux cas, l'inscription reste visible dans l'historique et peut être reprise via « Reprendre l'inscription ».
Ce que déclenche l'annulation
Admission
Statut « annulée », date d'effet et montant dû définitif enregistrés. Accès à l'espace étudiant coupé seulement s'il n'a plus aucune autre inscription définitive valide.
Comptabilité
Échéances non encaissées supprimées si l'option est activée. Si le montant déjà facturé dépasse le montant dû définitif, avoir à créer à la main depuis la Facturation (« Avoir à réaliser »). Remboursement éventuel.
Pédagogie
Retrait des classes et formations. Notes historiques préservées.
Montant dû définitif
Lors de l'annulation, la scolarité peut indiquer un montant dû définitif. Cette valeur remplace le montant dû calculé automatiquement par Neil. C'est elle qui détermine le solde final de l'inscription après annulation.
Prorata temporis
L'étudiant ne paie que la portion correspondant aux mois déjà suivis (ex : 4 mois sur 10 = 40 % du tarif).
Retenue d'annulation
Pénalité forfaitaire prévue au contrat (ex : 10 % du prix retenu en cas de désistement tardif).
Situations d'annulation courantes
Recalé à l'admission
Dossier refusé, généralement sans remboursement des frais de dossier.
Abandon avant rentrée
Désistement pendant le processus. Conditions de remboursement selon contrat.
Abandon en cours d'année
Échéances échues restent dues. Futures supprimées si l'option est activée, avoir émis si besoin.
3Transfert vers une autre formule
Quand un étudiant change d'avis et souhaite basculer sur une autre formule (changement de parcours, passage en apprentissage, réorientation), Neil orchestre l'opération : marquage de l'ancienne inscription comme transférée et création d'une nouvelle sur la formule cible.
Condition : le transfert n'est possible qu'entre formules rattachées à la même société et au même établissement. Si les formules appartiennent à deux sociétés ou à deux établissements différents, il faut annuler l'ancienne puis créer manuellement une nouvelle inscription.
Ancienne inscription
Formule A
Marquée transférée à la validation, avec effet immédiat. Échéances à venir supprimées ; avoir généré en option.
Transfertmême société, même établissement
Nouvelle inscription
Formule B
Créée sur la formule cible. Conditions financières propres à la nouvelle formule.
Bon à savoir : les sommes déjà versées sur l'ancienne formule sont automatiquement reportées sur la nouvelle. C'est précisément pour permettre ce report comptable que le transfert n'est possible qu'entre formules de la même société et du même établissement : au-delà, l'opération nécessiterait un remboursement puis une nouvelle facturation, ce que Neil n'autorise pas.
Points de vigilance
01
Vérifier la politique d'avoir avant d'annuler
Les règles de remboursement dépendent du moment (avant rentrée / après) et du contrat signé. Vérifier ces règles et les mentions contractuelles avant de lancer l'annulation. Neil enregistre la date d'effet et le montant dû définitif ; si le montant déjà facturé dépasse ce montant, l'avoir se crée à la main depuis la Facturation.
02
Ne pas supprimer une inscription déjà facturée
Si une facture émise (numérotée) ou un paiement encaissé existe, utiliser l'annulation. La suppression est bloquée dans ce cas et contourner la règle casse la comptabilité.
01
Annuler, pas supprimer
Par défaut, toute inscription qui se termine en cours de route est annulée. La suppression est réservée aux erreurs de saisie sans conséquence.
02
Les 3 volets sont impactés automatiquement
Une seule opération met à jour l'admission, la comptabilité et la pédagogie. Pas besoin d'intervenir séparément sur chacun.
03
Une annulation reste réversible
Neil permet de reprendre une inscription annulée (bouton « Reprendre l'inscription ») si la décision est revue. La reprise ne touche à aucun avoir. Le parcours d'inscription reprend à la dernière étape souscrite.
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