Classes & ensembles de classes

Ensembles multiples et affectations complexes

Sur certains ensembles, la scolarité n'a pas besoin de placer chaque étudiant manuellement. Une option permet de laisser l'étudiant choisir lui-même sa classe parmi celles disponibles, dans la limite des places.

C'est utile pour les options, les parcours ou tout ensemble où le choix appartient à l'étudiant plutôt qu'à l'administration.

Autoriser les étudiants à choisir leur classe

L'option s'active sur chaque ensemble. Quand elle est activée, Neil expose les classes disponibles avec leurs places restantes : l'étudiant choisit lui-même, dans la limite des places, sans intervention de la scolarité.

Activé

Sur l'ensemble de classes : « Autoriser les étudiants à choisir leur classe ». Les étudiants inscrits à la formation voient les classes de cet ensemble depuis leur espace et choisissent celle qu'ils souhaitent rejoindre.

Vue depuis l'espace étudiant

Atelier 1 Ouvert

8 / 12 places occupées

Choisir cette classe

Atelier 2 Complet

12 / 12 places occupées

Indisponible

Atelier 3 Ouvert

3 / 12 places occupées

Choisir cette classe

Une classe complète ne peut plus être choisie. Les étudiants encore non affectés doivent se reporter sur une classe ouverte. Si l'option Autoriser les étudiants à choisir leur classe reste désactivée, l'affectation reste manuelle (par la scolarité) comme dans le schéma précédent.

Quand l'inscription est-elle ouverte ?

Le choix de la classe par les étudiants s'accompagne d'une fenêtre d'ouverture paramétrable. Deux modes sont disponibles selon la nature de l'ensemble :

Les bornes choisies encadrent l'accès à la vue « Vue depuis l'espace étudiant » : avant l'ouverture, la classe n'apparait pas ; après la fermeture, elle se verrouille.

Date fixe

L'ouverture et la fermeture sont des moments précis, indépendants des dates de la formation. Utile quand la fenêtre est décidée à l'avance par la scolarité.

Du 15 mars 09h00 au 22 mars 18h00

Date d'ouverture

Date de fermeture

Relatif à la formation

L'ouverture et la fermeture se calculent automatiquement à partir des dates de la formation (par exemple 30 jours avant le début). Rien à saisir à la main.

Ouvre J−30, ferme J−7 du début

Délai avant le début

Délai après la fin

Point clé : l'option Autoriser les étudiants à choisir leur classe transfère la répartition des étudiants vers les étudiants eux-mêmes, dans la limite des places. La scolarité configure les capacités, ouvre l'option, et n'a plus à placer chacun manuellement — tout en gardant la main pour ajuster les cas particuliers.

Vigilances à anticiper

Renseigner une capacité chiffrée plutôt que « Illimitée »

Quand les étudiants choisissent eux-mêmes leur classe, donnez à chaque classe une capacité chiffrée. C'est ce nombre qui affiche les places (« X / N ») et qui ferme la classe une fois pleine. Une classe en « Illimitée » n'a pas de limite : elle ne se remplit jamais et peut accueillir tout le monde.

Premier arrivé, premier servi

Le choix de la classe par les étudiants fonctionne au fil de l'eau : les étudiants connectés en premier réservent les places les plus convoitées. Pour les choix sensibles (parcours, options stratégiques), prévenir à l'avance et ouvrir l'inscription à tous au même moment.

Gérer les retardataires manuellement

Les étudiants qui se connectent quand toutes les classes ouvertes sont complètes restent non affectés. La scolarité doit alors les placer à la main (en augmentant une capacité, en ouvrant une nouvelle classe, ou en arbitrant).

Activer ensemble par ensemble

L'option Autoriser les étudiants à choisir leur classe se décide au niveau de chaque ensemble. Elle peut être activée pour les options et désactivée pour les sections administratives, sur la même formation.

Annoncer la fenêtre d'inscription

Communiquez aux étudiants la date d'ouverture et l'échéance du choix de classe. Une fenêtre claire évite les retards et les conflits sur les classes les plus demandées.

Garder la main sur les ajustements

Après la fenêtre d'inscription, la scolarité peut toujours déplacer un étudiant manuellement (transfert d'une classe pleine vers une moins remplie, ouverture d'une classe supplémentaire). L'option ne supprime pas le pilotage humain, elle l'allège.