Comment Neil organise vos données
Les classeurs qualifient vos objets de manière transversale. Les étiquettes apportent la réponse.
Dans Neil, chaque objet clé — Formule, formation, Utilisateur, Étudiant — peut être qualifié par des Classeurs. Un classeur pose une question transversale (« Quelle périodicité ? »), l'Étiquette y répond (« Trimestriel »).
Résultat : on peut filtrer, trier et croiser les données à travers tout Neil sans créer de doublons. Les classeurs sont un outil d'organisation, pas de sécurité.
Un même classeur peut être rattaché à plusieurs objets. Il pose une question transversale, l'étiquette y répond.
Dans Neil, quatre types d'objets peuvent être qualifiés par des classeurs : les Formules, les Formations, les Utilisateurs et les Étudiants. Le classeur est un objet partagé : il est configuré une seule fois, puis rattaché aux types d'objets concernés.
Chaque classeur contient une ou plusieurs étiquettes. Le classeur pose la question (« Quelle catégorie ? »), l'étiquette y répond. On attribue ensuite une ou plusieurs étiquettes à chaque objet pour le qualifier.
Les classeurs sont un outil d'organisation, pas de sécurité. Ils ne modifient ni les droits d'accès, ni les permissions — ils permettent uniquement de structurer, filtrer et croiser les données.
Lors de la configuration, chaque classeur définit deux propriétés clés : le caractère obligatoire ou facultatif de l'étiquette, et le format des valeurs attendues.
Le format est défini à la création du classeur et détermine le type de valeur que l'étiquette peut contenir.
Chaque classeur reçoit une couleur. Toutes ses étiquettes héritent automatiquement de cette couleur.
La couleur est visuelle uniquement — elle facilite la lecture dans les listes et filtres, sans impact fonctionnel.
Le choix du format impacte directement les possibilités de filtrage. Un classeur au format « Année » permet de filtrer par année dans le moteur de recherche, tandis qu'un format « Texte » offre une recherche libre.
Rendre un classeur obligatoire garantit que chaque objet est systématiquement qualifié dès sa création. C'est recommandé pour les classeurs structurants (type de contrat, modalité de formation…) afin d'éviter les fiches non classifiées.
Chaque type d'objet a son propre moteur de recherche dans Neil. Les classeurs et étiquettes apparaissent comme filtres supplémentaires dans chaque moteur, permettant de retrouver et regrouper rapidement les objets — sans créer de doublons.
Chaque moteur de recherche propose les classeurs comme filtres. L'étiquette permet de regrouper rapidement les objets d'un même type.
La recherche dans Neil est spécifique par type d'objet. Pour trouver un étudiant, on utilise le moteur de recherche des étudiants ; pour trouver une formule, celui des formules. Il n'y a pas de recherche transversale qui mélangerait tous les types.
Dans chaque moteur, les classeurs apparaissent comme filtres supplémentaires à côté des filtres natifs (nom, date, statut…). En sélectionnant une étiquette, on obtient instantanément tous les objets de ce type qui portent cette étiquette.
Le gain : sans classeur, il faut parcourir manuellement des listes pour identifier les objets concernés. Avec un classeur bien configuré, un clic suffit pour regrouper tous les objets partageant une même caractéristique.
Définir les classeurs avant de créer les objets
On ne peut pas rétroactivement étiqueter des centaines d'étudiants si les classeurs n'existent pas dès le départ. Anticipez la structure de classification.
Anticiper les étiquettes avec les équipes métier
Un classeur mal nommé ou avec des étiquettes vagues ne sera pas utilisé. Impliquez les utilisateurs finaux dans le choix des intitulés.
Un classeur peut être partagé ou exclusif
Un même classeur peut être rattaché à plusieurs types d'objets ou à un seul. C'est un choix de configuration qui détermine dans quels moteurs de recherche le filtre apparaît.
Ne pas confondre classeur et sécurité
Les classeurs facilitent la navigation et le filtrage. Ils ne restreignent pas les accès (voir Rôles & droits d'accès).
Les Classeurs sont cumulables entre eux
Un même objet peut porter des étiquettes de classeurs différents. Chaque classeur est indépendant — ils se complètent sans se remplacer.
Un objet peut recevoir plusieurs étiquettes
Un même objet peut porter des étiquettes de classeurs différents. Les classeurs sont indépendants entre eux et se cumulent.
Organiser ≠ Sécuriser
Les classeurs facilitent le filtrage. Ils ne restreignent pas les accès — c'est le rôle des types de documents et des Rôles.
